Товарный учет часто ассоциируется с толстыми журналами, кипами документов и огромными таблицами Excel. Но, к счастью, в современном мире есть альтернатива — электронные системы учета. Они экономят время и деньги, помогают систематизировать большое количество данных и сводят случайные ошибки к минимуму. В статье расскажем, что такое товароучетная система и как она упрощает ведение бизнеса.
Что такое товароучетная система
Товароучетная система — это автоматизированная программа, которая позволяет контролировать движение товаров, материалов для производства и услуг, а также поступления и расходы денежных средств.
Программы для ведения учета бывают двух видов: облачные и «коробочные». Первые работают через веб-сервисы, а данные учета хранятся в «облаке» — то есть на сервере поставщика ПО. Разработчики сами обслуживают и обновляют такую систему. Плюс в том, что доступ к системе можно получить с любого компьютера, а в случае поломки оборудования данные не исчезнут. Для работы нужен браузер и подключение к интернету.
«Коробочные» или локальные системы устанавливается на компьютер пользователя. Чтобы их использовать, интернет не понадобится. Но обновлять и обслуживать такую систему пользователю нужно самостоятельно. А если компьютер, на котором установлена программа учета, выйдет из строя, данные могут пропасть.
Кому и для чего нужна система учета
Существует мнение, что начинающему бизнесу автоматизация учета не нужна. Но это не так. Главная задача автоматизации бизнеса — сократить количество рутины и дать собственникам возможность сосредоточиться на более важных задачах: стратегическом планировании и развитии бизнеса. Если вы используете программу учета с самого начала, то в ней будет отражена работа компании за все время — это дает возможность следить за динамикой развития.
Автоматизированные системы полезны практически в любой сфере: производстве, торговле, оказании услуг.
Товароучетная программа помогает:
Систематизировать данные бизнеса
Даже маленькая компания, как правило, работает с большим количеством данных. Нужно принимать товар на склад, расплачиваться с поставщиками и бюджетом, принимать оплату от покупателей, отгружать им товар или оказывать услуги и т.д. Чаще всего начинающие предприниматели ведут учет в тетрадках и таблицах Excel. Но очень быстро записей и таблиц становится слишком много и разбираться в них сложно. Если вести учет в автоматизированной системе, то все данные будут в одном месте, а на то, чтобы найти нужную информацию потребуется не больше пары минут.
Отслеживать спрос и планировать закупки
Использование автоматизированных систем учета позволяет всегда знать, какие товары или услуги продаются хорошо, а какие — не очень, какой товар пора закупить, а на какой установить скидку, чтобы быстрее его распродать. Статистика продаж поможет подстраивать закупки под сезон.
Бороться с воровством сотрудников
По данным Retailer, 80% воровства в компаниях приходится на персонал. С автоматизированным учетом украсть что-то будет гораздо сложнее, ведь в систему записываются все поступления, продажи и списания, в ней отражается актуальный остаток материальных запасов. Если кто-то из сотрудников решит что-то украсть и сфальсифицировать данные, это тоже будет заметно.
Экономить время
Информация о товарах, услугах, материалах и контрагентах вводится в систему один раз. А затем автоматически добавляется в документы — каждый раз заполнять однотипные поля не придется.
Кроме этого, товароучетные системы автоматически рассчитывают важные для бизнеса показатели: выручку, разные виды прибыли, рентабельность, расходы и доходы. И собирают статистику в отчеты — это дает возможность за пару минут сравнить показатели разных периодов: от пары дней до нескольких лет.
Освободившееся время собственники и руководители могут потратить на стратегическое планирование, заключение выгодных сделок и развитие.
Минимизировать ошибки
Все вычисления в товароучетках производятся автоматически — это исключает случайные ошибки из-за невнимательности или усталости. Пользователь только вносит данные о закупках, поступлении товаров на склад, перемещении и т.д. А если человек допустит ошибку, то система сообщит об этом.
Оперативно принимать управленческие решения
Посмотреть данные в облачной системе учета можно в любой момент, если у вас под рукой есть компьютер или ноутбук с доступом в интернет. Это дает возможность принимать решения на основе цифр и фактов, даже если времени совсем мало.
Сократить расходы
Чтобы не заполнять документы и не рассчитывать финансовые показатели самостоятельно, собственники часто нанимают отдельных специалистов. Те подсчитывают выручку, прибыль, рентабельность, себестоимость продукции, структуру расходов и доходов, составляют квартальные и годовые аналитические отчеты, заполняют приходные накладные, заказы поставщикам, инвентаризационные описи, акты списания, оприходования, документы оплаты и т.д. В крупных компаниях для выполнения этих задач может понадобится не один сотрудник.
На самом деле рутинные задачи можно «поручить» товароучетной системе и сэкономить десятки тысяч рублей в месяц.
Возможности товароучетной системы
Товароучетная программа объединяет в себе три важные для бизнеса функции: складской, оперативный и финансовый учет. Рассмотрим их подробнее на примере системы учета Большая Птица 2.0.
Складской учет
Из товароучетной системы можно узнать, сколько товаров есть на конкретном складе или магазине, когда они поступили, когда были проданы и отгружены, какое количество товаров зарезервировано, для каких покупателей. Автоматизированная система упрощает проведение инвентаризации. Например, чтобы актуализировать данные в Большой Птице 2.0, достаточно отсканировать штрих-коды на товарах — информация автоматически отразится в документе инвентаризации. Система также позволяет быстро регистрировать списания и оприходования на основе инвентаризационной описи. В итоге вы сможете привлечь к инвентаризации меньше сотрудников и избежать ручного заполнения множества документов.
Поступления, отгрузки и продажи товаров отражаются в отчете «Движение МЗ». При желании можно получить данные по отдельным партиям — это удобно, если вы продаете товары, которые могут отличаться в зависимости от партии. Например, у одной и той же одежды могут быть разные пуговицы, у книг и тетрадей — плотность бумаги, у продуктов — рецептура или граммовка. А еще учет по партиям позволяет снизить количество списаний из-за истекшего срока годности.
Вести учет товаров и материалов в Большой Птице 2.0 также можно по сериям, серийным номерам и модификациям. Это дает возможность учитывать индивидуальные особенности товаров: например, если вы продаете ткани или линолеум в рулонах, электронные устройства и технику.
Учет продаж и закупок
В товароучетной системе можно оформлять заказы поставщикам и продажи товара покупателям. Можно установить несколько видов цен для каждого товара или материала: закупочную, оптовую и розничную. Они будут выставляться автоматически при оформлении заказа, поэтому вероятность ошибки продавца или менеджера по продажам сведена к минимуму.
Товароучетка также позволяет контролировать показатели продаж: выручку, прибыль, себестоимость и рентабельность, количество продаж и возвратов в общем и по каждой товарной позиции. Таким образом, можно отслеживать спрос, сезонность и вовремя замечать проблемы. Например, если возвратов стало слишком много, значит, с товаром что-то не так: возможно, покупателям попадается один и тот же бракованный товар или с дефектами оказалась вся партия. Если снизилась рентабельность, то, возможно, увеличилась себестоимость товара и нужно повысить цены.
В Большой Птице 2.0 можно смотреть статистику по отдельным торговым точкам и продавцам. Это дает возможность определить, какие точки и сотрудники стабильно приносят прибыль, а какие — работают в убыток.
В системе Большая Птица 2.0 предусмотрены бизнес-правила, которые помогают настроить индивидуальные условия ценообразования: например, давать скидки в утренние часы или установить дополнительную наценку в вечерние. Можно также установить скидки для отдельных категорий покупателей, при определенной сумме или количестве товаров в чеке, на конкретные товары и услуги.
Производство
Товароучетная система позволяет оформлять производство и автоматически списывать используемые материалы. В Большой Птице 2.0 можно создавать типовые калькуляции — плановые нормы расхода материалов на одну единицу продукции. Система сама рассчитает количество материалов, когда вы будете создавать документ «Производство». При необходимости фактически затраченное количество материалов можно изменить. Например, если при производстве обнаружится брак и придется заново изготовить несколько товаров или целую партию.
В себестоимости продукции учитываются не только затраченные материалы, но и транспортно-заготовительные расходы — пропорционально доле товаров в общей сумме закупки. Это особенно важно, если вы тратите значительную часть бюджета на перевозки.
Оказание услуг
Товароучетная программа также подходит для салонов красоты, клининговых компаний, частных клиник, автосервисов, гостиниц для животных, химчисток и т.д. В Большой Птице 2.0 можно создавать каталог услуг и устанавливать нормы расходов для каждой из них. Например, для мытья собаки в груминг-салоне нормы могут быть такими: 50 мл шампуня, 50 мл кондиционера, 15 мл увлажняющего спрея и 7 бумажных полотенец.
Финансовый учет
Система товарного учета также предполагает анализ финансовых показателей и контроль взаиморасчетов с контрагентами. С помощью Большой Птицы 2.0 можно сравнивать выручку, прибыль и затраты разных периодов, следить за денежными поступлениями и выплатами, оценивать структуру доходов и расходов. Все показатели автоматически рассчитываются алгоритмами системы — руководителю не нужно выделять на это время и переживать за точность результатов.
Расчеты с контрагентами в Большой Птице 2.0 представлены в отдельных отчетах. При этом учитывается как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Таким образом, вы не забудете расплатиться по обязательства сами и потребовать оплату или товар с контрагентов, если они вовремя не переведут деньги или не отгрузят материальные запасы.
Следить за выполнением обязательств также можно на вкладках «Заказы покупателей» и «Заказы поставщикам» — здесь отражается процент отгруженного/полученного товара и сумма оплаты.
Документооборот
В системе учета Большая Птица 2.0 предусмотрены печатные формы документов, которые заполняются автоматически на основе данных, которые вы вводите при оформлении документа и вводили раньше.
Например, при оформлении заказа поставщику достаточно выбрать свою фирму и компанию-поставщика из выпадающего списка и добавить товарные позиции, которые хотите получить. В печатной форме автоматически появятся не только название компании, но и все ее реквизиты, которые вы заполнили при создании карточки контрагента.
Что запомнить
Автоматизированная товароучетная система — незаменимый инструмент для современного бизнеса, который хочет сосредоточиться на стратегических задачах и тратить меньше времени на рутину.
С помощью учетной системы Большая Птица 2.0 можно контролировать движение материальных запасов, взаиморасчеты с контрагентами, отслеживать выручку, прибыль, доходы и расходы, себестоимость и рентабельность продукции, а также вести документооборот.
Комментарии
Оставьте первый комментарий