Даже если вы уже несколько лет успешно ведете бизнес на основе интуиции, то всё равно не можете быть уверены в том, что однажды ваше внутреннее чутье не собьется с курса. А еще вы можете даже не догадываться о том, что какое-то направление давно не приносит денег, а иное, наоборот, могло бы принести гораздо больше. Другое дело — цифры и математические расчеты. Они помогут увидеть истинное положение дел и принять решения, которые принесут вашей компании успех. В статье расскажем, какие управленческие отчеты помогают вести бизнес, чем они отличаются от бухгалтерских и почему вам действительно стоит обратить на них внимание.
Чем управленческие отчеты отличаются от бухгалтерских
Бухгалтерская отчетность строго регламентирована законом, и за отклонение от правил предусмотрена ответственность. Бухгалтеры составляют отчеты за прошедшие периоды и отражают только фактические цифры: когда деньги поступили на счет, когда были списаны, в каком количестве, на какие цели, сколько денег и имущественных активов есть на счету компании на начало и конец периода и т.д. Например, будет понятно, что снизилась выручка или прибыль. Но вы не сможете узнать, почему это произошло.
Управленческие отчеты составляются в любой форме — такой, которую руководитель посчитает удобной и эффективной. В отличии от бухгалтерских, такие отчеты используются внутри компании и даже могут быть объектом коммерческой тайны. Управленческие отчеты содержат в себе максимум информации и нужны прежде всего для того, чтобы собственники и топ-менеджеры компаний могли принимать объективные управленческие решения. Например, если директор по закупкам видит, что спрос на какой-то товар в последнее время увеличился, он закажет большую партию у поставщика.
Зачем составлять управленческие отчеты и кому они могут быть полезны
Управленческие отчеты дают фактическую и детальную информацию о работе компании, поэтому они особенно интересны собственникам бизнеса, акционерам, высшим и средним менеджерам. Иногда такие отчеты запрашивают потенциальные инвесторы. Управленческие отчеты позволяют:
Принимать решения на основе фактических данных. Из отчетов можно узнать:
- на каком этапе задерживаются деньги;
- как можно заработать больше;
- какие расходы можно сократить;
- в каком темпе продаются товары;
- какую цену установить;
- какую максимальную скидку можно дать клиентам;
- сколько денег можно выплатить в качестве дивидендов;
- и многое другое.
Анализировать работу компании. Управленческие отчеты дают информацию о прибыли, выручке, рентабельности, спросе, себестоимости и т.д. Сравнивая результаты разных периодов, можно понять, что приносит больше всего денег компании, а что — меньше, какие расходы забирают значительную часть бюджета, как изменяется спрос, насколько добросовестно контрагенты выполняют свои обязательства, какие сотрудники работают на результат, а какие — «просиживают» время и т.д.
Строить планы и прогнозировать результаты. Анализируя данные предыдущих периодов, можно понять, сколько примерно денег компания получит в ближайшее время, сколько ей понадобится на оплату расходов и сколько средств останется. Если свободных денег остается много, можно запланировать открытие нового филиала, взять новый проект или вложиться в другую компанию.
Виды управленческих отчетов
В управленческом учете нет обязательных отчетов — предприниматель сам решает, какие ему нужны для эффективного управления бизнеса. Например, маленькому бизнесу может быть достаточно записать в тетради о том, сколько нужно заплатить поставщику и когда прибудет поставка.
Но для фирм, которые хотят развиваться и расти, этих данных будет недостаточно. А если контрагентов много, то вести учет в тетради будет сложно и долго. К тому же, велика вероятность случайной ошибки, которая может стоить крупной суммы.
Обычно компании, которые решают вести управленческий учет и анализировать показатели бизнеса, используют специальные программы. Давайте рассмотрим основные управленческие отчеты на примере Большой Птицы 2.0.
Финансовые отчеты
«Отчет о финансовых результатах»
В «Отчете о финансовых результатах» отражается выручка, разные виды прибыли, статьи затрат. Он помогает увидеть все расходы и доходы компании за период, оценить, насколько прибыльна (или убыточна) деятельность компании.
В Большой Птице 2.0 этот отчет составляется автоматически по месяцам. Можно сравнивать данные за разные периоды: квартал, полугодие или год. Это позволяет отследить динамику выручки и прибыли и оценить, насколько эффективно развивается компания.
«Отчет о финансовых результатах» составляется по принципу начисления. Это значит, что все доходы и расходы учитываются в момент совершения операции — из-за этого цифры в отчете могут не совпадать с тем, как на самом деле «движутся» деньги в компании. Например, если вы продали товар, но дали отсрочку покупателю — в этом случае прибыль в отчете отражена, но денег на самом деле еще нет.
Поэтому необходимо постоянно сравнивать цифры в отчете о финансовых результатах и отчете о движении денежных средств. А чтобы еще точнее увидеть, как идут дела у бизнеса, анализируйте отчет о финансовых результатах вместе с отчетами о доходах и расходах.
Отчет «Движение денежных средств»
Этот документ показывает, откуда деньги поступали, куда расходовались и в каком количестве. Отчет «Движение денежных средств» помогает понять, например, почему в отчете о финансовых результатах прибыль есть, а по факту денег на счету нет.
В Большой Птице 2.0 можно настроить детализацию по фирмам, статьям движения денежных средств, контрагентам, валютам, типу денег.
Отчеты «Доходы» и «Расходы»
В отчете «Доходы» отражаются все заработанные деньги за период. Важно помнить, что деньги, которые компания заработала и считает доходом, могут появиться на счетах гораздо позднее. В Большой Птице 2.0 можно увидеть детализацию по виду дохода и источнику получения. Например, от основной деятельности, от курсовой разницы, от оприходования излишков и т.д.
Отчет «Доходы» помогает узнать, что приносит деньги компании и в каком количестве. Благодаря этим данным, собственники могут решить, какие виды деятельности стабильны, а в каких есть проблемы.
Расходы в Большой Птице 2.0 представлены в общем отчете «Расходы». В нем учитываются все затраты организации за период. Расходы можно увидеть в разрезе четырех классификаторов:
- по системе директ-костинг — расходы делятся на постоянные и переменные;
- по способу включения в себестоимость — расходы делятся на прямые и косвенные;
- по статьям затрат — можно увидеть, на что конкретно тратятся деньги: закупку товаров, аренду, налоги, зарплаты, коммунальные платежи и т.д.
- по экономическим элементам: например, материальные затраты, расходы на оплату труда, прочие расходы.
Руководитель сам решает, к какой категории отнести тот или иной расход — это позволяет учесть специфику бизнеса. А еще разделение затрат помогает рассчитывать себестоимость, назначать правильные цены и снижать затраты без вреда для бизнеса.
Кроме общего отчета «Расходы» в Большой Птице 2.0 есть и другие, более детальные:
Отчет «Расходы на услуги сторонних организаций». Дает больше информации о том, какие компании предоставляют те или иные ресурсы и услуги и сколько вы за них платите. Здесь учитываются такие статьи затрат, как аренда помещений, коммунальные платежи, услуги связи, аутсорс, банковское обслуживание, реклама. Этот отчет позволяет оценить условия сотрудничества с теми или иными контрагентами и при необходимости их пересмотреть.
Отчет «Расходы на налоги». Детально отражает, сколько вы тратите на выплаты в бюджет: налог на прибыль, ПСН, УСН, страховые взносы и т.д.
Отчет «Расчеты с сотрудниками». Позволяет учитывать заработную плату: сколько всего вы должны выплатить сотруднику за месяц, сколько уже выплатили, сколько еще нужно выплатить, сколько НДФЛ нужно перечислить в бюджет. Такая сводная таблица поможет собственникам и управленцам понять, какую часть бюджета нужно сохранить, чтобы вовремя выплатить зарплаты сотрудникам и избежать штрафов.
Отчет «Расчеты с бюджетом». Помогает следить за тем, сколько налогов и сборов было начислено за период, сколько вы уже уплатили, а сколько еще предстоит перечислить в бюджет. Этот отчет, как и предыдущие, поможет владельцам соблюдать закон в области налогов и трудоустройства.
Отчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ (Работодатель). Отражает налог на доходы физических лиц — ваших сотрудников. Этот отчет поможет не забыть про уплату НДФЛ.
Отчеты, связанные с продажами и закупками
Эти отчеты помогают осуществлять операционную деятельность: вовремя закупать товар, следить за спросом и количеством продаж, контролировать расчеты с контрагентами.
Отчет «Общие продажи»
Помогает анализировать продажи. В нем отражается объем продаж в количественном и денежном выражении, выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность и наценка. Эти данные позволяют:
- определить товары, которые приносят больше и меньше всего денег;
- отслеживать спрос и выявлять сезонность;
- следить за изменениями себестоимости и рентабельности;
- отслеживать динамику развития бизнеса в целом.
Кроме этого, отчет «Общие продажи» позволяет отследить показатели компании в разных разрезах:
- по точкам продаж — какой магазин зарабатывает больше денег и реализует больше продукции;
- продавцам — кто приносит компании больше выручки и лучше работает;
- поставщикам — товары каких контрагентов более рентабельны и чаще продаются;
- клиентам — кто покупает чаще и больше (можно выявить так называемый «золотой» сегмент, который ни в коем случае нельзя упускать);
- виду реализации — опт, розница, оказание услуг (можно определить, какое направление наиболее успешно, а от какого, возможно, стоит отказаться).
Отчеты «Расчеты с покупателями», «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с частными лицами»
Эти отчеты помогают отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженности и не допускать кассовых разрывов — ситуаций, когда нужно расплатиться с контрагентами, а денег на счету нет.
В отчете «Расчеты с поставщиками» в колонке «Дебиторская задолженность» отражается долг поставщика — сумма, на которую он должен поставить вам товары или ресурсы. В колонке «Кредиторская задолженность» показано, сколько вы должны заплатить поставщикам.
Дебиторская задолженность в отчете «Расчеты с покупателями» означает, что контрагент не оплатил заказ. А кредиторская задолженность — что вы еще не отгрузили товар.
По такому же принципу дебиторская и кредиторская задолженности распределяются в отчете «Расчеты с частными лицами».
Отчеты, связанные с учетом материальных запасов
Чтобы производство беспрерывно работало, полки в магазине не пустовали, а клиенты оставались довольными, у вас всегда должно быть достаточно материальных запасов.
В Большой Птице 2.0 есть несколько отчетов, которые помогут обеспечить оптимальное количество складских запасов.
Отчет «Движение МЗ»
В отчете «Движение материальных запасов» можно увидеть, сколько товаров было продано, сколько осталось и сколько поступило на склад. Можно сформировать отчет за любой период и отследить движение запасов в разрезе поставщиков — это позволит отслеживать спрос в зависимости от сезона и трендов, а также решить, продукция каких поставщиков продается лучше. В итоге отдел закупок сможет заказывать нужное количество товаров, избегая скопления излишков и пустующих полок, и выбирать поставщиков, основываясь на конкретных цифрах.
Отчет «Остатки МЗ»
В отчете «Остатки материальных запасов» отражается количество всех товаров, которые есть на конкретном складе и их себестоимость. Благодаря этим данным, можно определить, какие товары пора заказывать, а каких еще хватит на какое-то время.
Отчеты «Остатки и резервы МЗ по фирмам» и «Остатки и резервы МЗ по складам»
В Большой Птице 2.0 предусмотрена возможность резервировать товары под конкретного покупателя или «откладывать» на всякий случай.
В отчете «Остатки и резервы материальных запасов по фирмам» отражается общее количество товаров, которое есть у фирмы, сколько из них зарезервировано, а сколько свободно для продажи.
В отчете «Остатки и резервы материальных запасов по складам» видно, сколько товаров зарезервировано, сколько доступно и сколько всего есть на конкретном складе.
Что запомнить
Управленческие отчеты используются внутри компании и дают детальную информацию о ее деятельности. Они интересны собственникам, топ-менеджерам и инвесторам, так как позволяют оценивать эффективность работы разных подразделений компании и принимать управленческие решения на основе конкретных цифр. Кроме этого, они помогают строить прогнозы и планы развития.
Формировать управленческие отчеты можно в Большой Птице 2.0. Автоматический расчет позволяет избегать случайных ошибок и оперативно получать данные, необходимые для управленческих решений. «Отчет о финансовых результатах» позволяет сравнить показатели разных периодов. Его лучше анализировать вместе с отчетом «Движение денежных средств» — он показывает, откуда на счета компании поступают деньги и куда они тратятся. Проанализировать спрос, прибыль, выручку, себестоимость и наценку помогает отчет «Общие продажи». Оценить структуру доходов и расходов помогут отчеты «Доходы» и «Расходы». Отчеты «Движение МЗ», «Остатки МЗ», «Остатки и резервы МЗ» позволяют отслеживать спрос и планировать закупки.
Комментарии
Оставьте первый комментарий