Как вести рулонный учет

Если вы продаете ткани, провода, линолеум, ковролин или что-то подобное, то наверняка сталкивались с ситуацией, когда обрезков много, а продать их невозможно, потому что непонятно, какого они размера и хватит ли их клиенту. Разбираемся, как считать отрезной товар и не копить остатки на складе.

Что отличает учет рулонных товаров от штучных

При ведении учета штучных товаров всё просто: их можно учитывать по упаковкам, штукам, коробкам, ящикам и т.п. С сыпучими или жидкими продуктами, которые продаются по весу или объему, тоже обычно не возникает трудностей — их можно считать килограммами или литрами.

С рулонными товарами — сетками, пленками, кабелями, покрытиями с искусственной травой — дело обстоит сложнее. И вот почему:

1. Рулоны бывают разные. К примеру, вы продаете одинаковую ткань разной ширины. Такие рулоны нужно учитывать отдельно, даже если артикул у них один и тот же.
2. Возникает путаница. Не всегда понятно, сколько товара и в каком цвете есть на складе. Неизвестно, целый рулон или нет. Из-за этого компании часто делают повторные закупки, хотя товар еще есть в наличии.
3. Нельзя учитывать остатки из двух рулонов как единое целое. Например, если в двух рулонах осталось по одному метру ткани, вы не можете учитывать эти остатки как один двухметровый отрез, потому что на самом деле это не так.

Как учитывать рулонные товары

Если вы торгуете в розницу, то учитывать товар вам необходимо в двух мерах измерения: рулонах и погонных метрах. Вместо погонных метров можно использовать просто метры, квадратные метры, или сантиметры, а вместо рулонов — катушки или бобины. Как вам удобно.

Учитывать каждый рулон нужно отдельно — так вы будете понимать, сколько товара осталось в каждом из них.

Например, у Елены свой магазин тканей. У поставщиков она заказывает ткани в рулонах разной ширины, а продает в розницу отрезами. Помимо Елены, в магазине работают еще две сотрудницы. Важно, чтобы никто из них не запутался и точно знал, сколько ткани осталось в каждом рулоне. Поэтому все новые поставки и оставшиеся отрезы фиксируются.

При последней поставке предпринимательница заказала перкаль размером 1 м*100 м, 1,5 м*100 м, 0,5 м*100 м, по 2 рулона каждого — всего у нее получилось 6 рулонов.

В магазин пришла покупательница и захотела купить 10 м ткани размером 1 м*100 м. Получается, что в рулоне осталось 90 м. При следующей продаже от рулона размером 1,5 м*100 м отрезали 12 м — осталось 88 м.

Ручной учет

При ведение учета рулонных товаров вручную к каждому начатому рулону прикрепляют карточку, на которой отмечают факт отреза товара и остаток. Это может выглядеть так:

Такой учет может привести к проблемам. Например, продавец может забыть отметить, что часть ткани была продана — это приведет к неверному значению остатков. Кроме того, при постоянном перекладывании товаров и отрезов карточки могут потеряться. А регулярно перемерять остатки может быть сложно и трудозатратно, особенно если у вас большой ассортимент.

Автоматизированный учет

Упростить учет рулонных товаров помогут автоматизированные системы, например, Большая Птица 2.0. Программа поможет всегда знать:

• сколько рулонов того или иного товара есть на складе;
• какого они размера и цвета;
• сколько товара осталось в каждом рулоне.

Если вы продаете одни и те же товары разных расцветок, размеров и т.п., но при этом артикул у них один, то при создании элементов каталога добавьте к товарам модификации. Так вам будет понятно, что это один и тот же товар.

Например, Елена из примера выше при учете тканей добавляет модификации по ширине.

Чтобы система не считала остатки товара из разных рулонов как единое целое, необходимо на этапе приемки присвоить им серию — дополнительное описание. Елена добавляет номера рулонов: «рулон 1», «рулон 2», «рулон 3» и т.д.

При продажах Елена выбирает, из какого рулона отрезать ткань, нажимая на кнопку «Выбрать серию». Это позволяет не запутаться в остатках. Ошибиться невозможно, так Большая Птица 2.0 напомнит вам о том, что при продаже товара с серией необходимо ее указывать.

Проследить, сколько товара осталось в рулонах, можно в отчете «Остатки материальных запасов». В нем указывается количество конкретного товара всего и отдельно по рулонам. Например, перкаля размером 1 м*100 м в наличии 190 м: 90 м в рулоне 1 и 100 м в рулоне 2. А перкаля размером 1,5 м*100 м всего осталось 188 м: 88 м в рулоне 1 и 100 м в рулоне 2.

Елена будет продавать ткань из одного рулона, пока не останется отрез, которого не хватит следующему клиенту.

Благодаря точному учету предпринимательница будет знать, что у нее остались небольшие отрезы ткани и сможет их продать при удобном случае.

Автоматизированный учет позволит избежать скопления мелких остатков, которые лежат на складе и не продаются, и грамотно формировать план закупок. А еще такой учет экономит время: продавец сможет проверить остатки товара, не отходя от кассы.

Что запомнить

В рознице рулонный товар учитывается в двух мерах измерения:

• большей: рулонах, катушках, бобинах и т.п.;
• меньшей: сантиметрах, метрах, квадратных, погонных метрах и т.п.

Иначе может возникнуть путаница, и сложно будет определить, остатки какого размера у вас есть.

Рулонный учет можно вести вручную или с помощью автоматизированной программы, например, Большой Птицы 2.0.

Автоматизированная система учета может одновременно рассчитывать общий остаток определенного товара и остаток в каждом рулоне по отдельности. Это удобно, так как все обрезки учитываются и их можно при возможности продать. Посмотреть доступные варианты для продажи можно в любой момент — не нужно рыться на складе и заставлять клиента ждать.