Виды расходов бизнеса: как правильно разделять и зачем это делать

Давайте узнаем, чем прямые расходы отличаются от косвенных, какие расходы стоит отнести к переменным, а какие — к постоянным. Но для начала определимся что такое затраты, а что — расходы.

Затраты и расходы: в чем разница

Сразу отмечу, что понятия затраты и расходы не идентичны. Более того, расходы всегда получаются из затрат. Нередко затраты становятся расходами сразу после осуществления факта расхода. А некоторым затратам так и не суждено будет стать расходами. В чем же разница? Предлагаю представить себе эти понятия следующим образом. Затраты — это перекладывание из одного кармана в другой, что, собственно, не приводит к изменению бюджета. А расход — это уменьшение содержимого кармана. Цель любого бизнеса — стремиться к тому, чтобы облегчение одного кармана компенсировалось существенным утяжелением другого. А положительную разницу мы бережно положим в потайной карман, именуемый прибылью. То есть в идеале, в отличие от затрат, расход должен привести к образованию дохода.

Давайте представим наш многокарманный пиджак и определимся, что при осуществлении затрат мы ничего не теряем, но и дохода при этом нет, а расходы осуществляем в целях получения дохода и увеличения нашего капитала.

Например, вы покупаете у поставщика товары или материалы. Даже если не платите сразу, все равно рано или поздно придется расставаться с деньгами и погашение кредиторской задолженности поставщику приведет к денежным затратам. Приобретение товаров и материалов — факт осуществления затрат. Но при этом вы ничего не потеряли, не израсходовали. В одном кармане уменьшились деньги, в другом кармане появились товары и материалы на эту же сумму. То есть ничего не убыло в целом в вашем пиджаке. Это затраты — вы затратили (или позже затратите) деньги на покупку ресурсов.

Затем вы продали товары или запустили материалы в производство и продали изготовленную из них продукцию. И вот тут, внимание, и произошло превращение затрат в расходы и свершился факт расхода. То есть какие-то ресурсы (товары, продукция) покинули вашу фирму навсегда — карман опустел. Зато теперь в другом кармане ожидается существенное прибавление в виде денежных средств, да еще и с прибылью.

В отличие от предыдущего факта затрат, когда мы перекладывали из кармана в карман ресурсы, равные по стоимости, факт расхода должен привести к увеличению стоимости кармана с деньгами по сравнению со стоимостью опустевшего кармана с товарами. А разницей будет ваша прибыль. Если говорить о производстве, то передача материалов — это, разумеется, затраты. Ведь материалы не покинули нашу фирму, а превратились в готовую продукцию, которая пока что лежит на складе.

А как быть с полученными услугами? Относитесь к приобретению услуг так же, как и к приобретению ресурсов, только невещественных.

Вот представьте, вы получаете от поставщика электричество, которое используется для производства, получаете труд производственных рабочих (это начисление зарплаты), предаете материалы в производство — вы осуществляете затраты, направленные на создание продукции. Но как только изготовленная продукция будет продана, все эти затраты — труд, электричество — станут расходами, связанными с получаемым от продажи доходом.

Есть затраты, не связанные с производством и торговлей. Но и у таких затрат тоже есть момент превращения в расходы. Это последний день периода, к которому осуществленные затраты относятся. Например, в мае была начислена зарплата аппарату управления, получен счет от энергетической компании за офисные помещения и оплачена аренда офиса за май. Моментом превращения затрат в расходы будет 31 мая. К сожалению, хотя эти расходы напрямую не связаны с производством и торговлей они уменьшат доход от продаж в мае. Так как же поступить с этими расходами, а также с расходами, о которых мы говорили выше?

Зачем классифицировать затраты и расходы

Разделение затрат, а значит, и расходов на переменные и постоянные, прямые и косвенные позволяет:

1. Наладить управленческий учет. Грамотно структурированные данные о расходах организации помогут ответить на вопросы, в каком состоянии находится бизнес, каков финансовый результат за рассматриваемый период, а также подготовят почву для следующего пункта.
2. Принимать управленческие решения. Если систематизировать данные о затратах и расходах, то принимать решения по управлению и развитию бизнеса станет гораздо проще.
3. Рассчитывать разные виды прибыли. Маржинальную прибыль — поскольку это разница между выручкой и переменными расходами. Валовую прибыль — а это разница между выручкой и суммой прямых переменных, косвенных переменных (в производстве) и постоянных расходов.
4. Рассчитывать точку безубыточности — минимальный объем продаж, который покроет все расходы.
5. Устанавливать отпускные цены на товары, продукцию, услуги. Этот пункт тесно связан с пунктами 3 и 4. Необходимо понимать, какие расходы должны быть включены в себестоимость для формирования правильной отпускной цены, а каким расходам в себестоимости не место — их стоимость должна покрываться за счет объема продаж, а не за счет увеличения цены. Можно, конечно, «запихнуть» в себестоимость все расходы (тот же аппарат управления и офис), однако это может привести к существенному завышению отпускной цены и вы станете неконкурентоспособны. С другой стороны, понимание структуры расходов, формирующих себестоимость, позволит вам правильно оценить предполагаемый объем валовой прибыли при определенном объеме продаж и ее превышение над прочими расходами. И, возможно, вы даже решите снизить цену на вашу продукцию, товары, услуги, чтобы сделать низкие цены вашим конкурентным преимуществом.
6. Контролировать производство. Наверняка, начиная бизнес, вы предполагали определенный размер затрат и даже составили бизнес-план. В таком случае классификация и анализ затрат помогут вам придерживаться вашего бизнес-плана или вовремя его скорректировать.

Далее мы будем говорить о расходах, так как наибольший интерес представляет конечный финансовый результат фирмы в определенном периоде, а в финансовом результате участвуют именно расходы.

Подход к классификации и группировке затрат в управленческом учете может очень сильно отличаться от подхода в бухгалтерском и налоговом учете.

Виды расходов в бизнесе

Существует множество видов классификаций в зависимости от конечной цели анализа расходов. Наиболее востребованными (интуитивно понятны, несложно определить на практике и дают ответы на многие вопросы) являются следующие две классификации расходов:

• в зависимости от чувствительности к изменению объемов производства и продаж — разделение на постоянные/переменные
• по способу включения в себестоимость — прямые/косвенные.

Следует оговориться о некоторой условности этих терминов. Любая фирма, производственная, торговая, оказывающая услуги, осуществляет расходы, не только непосредственно связанные с процессом производства или торговли, которые по своей сути являются прямыми переменными расходами. Существуют так называемые расходы периода — это расходы, относящиеся к периоду (месяц, квартал и т.д.), а не к объему производства или продаж. В большинстве своем они носят постоянный характер (например, управленческие (административные) расходы), но могут быть и переменными (периодические расходы на рекламу, и те же самые административные в части, например, командировочных и представительских расходов). Такие расходы не включаются в себестоимость и должны окупаться после реализации продукции или товаров в одноименном периоде. Одновременно с этим расходы периода в принципе являются косвенными по отношению к производственному или торговому процессу, т.е. не имеют к нему никакого отношения. В то же время и в производстве существуют косвенные расходы — это расходы, которые относятся к нескольким видам выпускаемой продукции. Такие расходы следует распределить между выпускаемыми продуктами согласно выбранной базе распределения и включить в себестоимость тех видов продукции, к которым они относятся. Именно определение базы распределения (это то, каким образом и способом мы поделим расходы) косвенных производственных расходов является самым сложным моментом в расчете себестоимости продукции.

Кроме того, косвенные расходы необходимо распределить не только между видами изготовленной продукции, но и между готовой продукцией и незавершенной, т.е. находящейся в процессе производства.

Ниже речь пойдет в основном о производственных прямых/косвенных и постоянных/переменных расходах и аналогичных расходов для торговли. Любые непроизводственные и внереализационные расходы слишком пристально рассматривать не будем.

Постоянные и переменные расходы

Постоянные расходы это те, сумма которых не изменяется от периода к периоду или меняется редко или незначительно:

• аренда помещения;
• коммунальные услуги (за исключением коммунальных расходов, относящихся к работе производственного оборудования);
• затраты на содержание офиса (канцтовары, средства для уборки и т.п.)
• оклады сотрудников и взносы в социальный фонд;
• имущественные налоги на землю, транспорт, помещения;
• амортизация оборудования;
• страховые премии (в долгосрочных договорах страхования имущества) и тому подобные расходы.

Следует понимать, что постоянные расходы возникнут у вас в любом случае, независимо от интенсивности производства и продаж и даже если вы ничего не произвели и не продали.

Переменные расходы чувствительны к изменению объема производства или продаж и зависят от их интенсивности. Это непостоянная величина. С ростом производства и продаж растут и переменные расходы. Интенсивность производства и продаж падает — уменьшаются и переменные расходы.

К переменным расходам на производстве можно отнести:

• расходы на сырье и материалы;
• вода, газ, электричество, затраченные на производство;
• зарплаты рабочих, задействованных в изготовлении продукции;
• транспортно-заготовительные расходы.

В торговле переменные расходы включают в себя:

• закупочную цену товара;
• транспортно-заготовительные расходы;
• эквайринг;
• премии сотрудникам, связанные с количеством продаж и многое другое (примеры будут приведены ниже).

Разумеется, перечень не закрытый и зависит от особенностей деятельности каждой организации.

Не всегда бывает очевидно, какой расход, постоянный или переменный. Казалось бы, что проще? Но, например, организация несколько раз в год отправляет своих сотрудников на обучение. В этом году обучение проходило в феврале, мае и октябре. В прошлом году — в январе, апреле и августе. На первый взгляд, расход переменный. Но если посмотреть статистику расходов за все предыдущие годы, то выясняется, что такие расходы на обучение происходят из года в год на постоянной основе и просто не привязаны к конкретным месяцам. Да и сумма таких расходов примерно одинаковая, растет лишь с учетом инфляции. Подобные этим расходы следует относить к постоянным. Более того, надо планировать их и закладывать в бюджет, например, равными частями в течение финансового года.

Разделение расходов в рамках этой классификации позволит рассчитать маржинальную прибыль, валовую прибыль, маржинальность продукции поименно и продаж в целом и определить точку безубыточности.

Компания может считаться прибыльной, если после реализации продукции и товаров разница между выручкой и переменными расходами (т.е. маржинальная прибыль) превышает сумму постоянных расходов и расходов периода.

Также большой интерес в анализе состава переменных и косвенных расходов представляет определение их долей в себестоимости изготавливаемой продукции. Поскольку постоянный расход не зависит от объема выпуска, то логично предположить, что при наращивании выпуска сумма прямых расходов в себестоимости одной единицы продукции будет сокращаться, а значит будет уменьшаться и вся себестоимость одной единицы продукции. Разумеется, наращивая выпуск продукции, надо понимать, сможет ли потребительский рынок вместить в себя увеличившийся объем товаров.

Прямые и косвенные расходы

В этом разделе речь пойдет о прямых и косвенных расходах не в том смысле, который в них вкладывают бухгалтерский и налоговый учеты, а в том, который в эти понятия вкладывает собственник или руководитель бизнеса, основываясь на особенностях и специфике деятельности организации.

Кстати сказать, в бухгалтерском и налоговом учетах разный подход к понятиям прямые/косвенные расходы, так как эти виды учетов преследуют разные цели. А потому и учитываются прямые и косвенные расходы в целях бухгалтерского или налогового учета по разному, особенно в сфере торговли.

На самом деле, говоря о производстве, корректнее было бы сказать не «расходы», а «затраты», ведь расходами они станут только после реализации продукции. В производстве, в зависимости от способа включения в себестоимость, то есть можно ли расход отнести к конкретному виду продукции или необходимо распределить между несколькими видами, различают прямые и косвенные затраты.

Прямые затраты в производстве непосредственно связаны с изготовлением одного вида продукции, оказанием одной услуги:

• сырье и материалы, комплектующие;
• зарплата производственного персонала и отчисления в социальный фонд;
• амортизация производственного оборудования.

Косвенными затратами в производстве являются те, которые нельзя прямо отнести к конкретному продукту, потому что они общие для нескольких видов или вообще для всей выпускаемой продукции. И, как ни странно это звучит, иногда их также называют общими прямыми затратами, вероятно, потому, что в бухгалтерском учете затраты производственного характера называются прямыми. Косвенные производственные затраты необходимо распределять между видами произведенной продукции согласно заранее разработанной методике. База распределения косвенных расходов может быть как единой, так и разной для каждого отдельного расхода. Примером косвенных затрат в производстве могут служить:

• обслуживание и ремонт оборудования;
• электроэнергия, газ, вода, затраченные при производстве разных видов продукции;
• зарплата мастеров и бригадиров и отчисления в социальный фонд;
• амортизация общепроизводственного оборудования.

Отсюда следует, что если предприятие выпускает только один вид продукции, то все производственные затраты будут прямыми. Другой пример: если на одном станке выпускается несколько видов продукции, то амортизация станка будет отнесена к косвенным затратам, которые нужно распределить между этими видами продукции, например, пропорционально отработанным машино-часам.

Есть и иной подход в производстве к распределению расходов — когда между видами продукции распределяют не только общепроизводственные, общехозяйственные, но и коммерческие, и управленческие расходы. Но будьте внимательны, такие расходы распределяют только между реализованной, т.е. отгруженной продукцией. На продукцию, лежащую на складе, они не распределяются. И это именно расходы, а не затраты, так как произошел факт выбытия ресурсов из нашей организации. *автор статьи придерживается мнения, что такие расходы следует относить на расходы периода, без распределения по видам продукции и включения в себестоимость.

Автор статьи придерживается мнения, что такие расходы следует относить на расходы периода, без распределения по видам продукции и включения в себестоимость.

Разделение затрат в производстве в рамках этой классификации позволит рассчитать себестоимость каждого вида продукции, и учесть в этой себестоимости долю косвенных (общих) производственных затрат. Тут самое главное — не ошибиться с методикой распределения косвенных затрат между разными видами продукции. Правильное определение себестоимости позволит установить выгодные цены продажи.

В торговле иной подход к разделению на прямые и косвенные расходы. Поскольку торговые организации ничего не производят, у них нет необходимости распределять косвенные (общепроизводственные) расходы между товарами в целях определения себестоимости этих товаров. Прямыми расходами в торговле будут являться расходы, формирующие себестоимость товаров, а для уже реализованных товаров — ещё и расходы, напрямую связанные с их продажей. Косвенными будут все сопутствующие издержки, коммерческие и управленческие расходы.

Прямые расходы в торговле:

• цена уплаченная поставщику товаров;
• транспортные расходы при покупке товаров;
• таможенные пошлины (в случае импорта);
• расходы на хранение, упаковку и аналогичные;
• вознаграждения посредникам;
• погрузочно-разгрузочные работы;
• премии за объем продаж и отчисления в социальный фонд;
• доставка товаров в торговые точки и покупателям.

Косвенные расходы в торговле:

• зарплата административного персонала и отчисления в социальный фонд;
• расходы на маркетинговые исследования и рекламу;
• коммунальные услуги;
• арендные платежи;
• расходы на страхование имущества;
• проценты по кредитам;
• амортизация торгового оборудования.

Переменные и постоянные расходы тесно связаны с прямыми и косвенными, но это не одно и то же.

Пример разделения расходов в производстве

ООО «Милк Продакшн» производит творожные сырки и творожную массу. Для простоты задачи представим, что вся произведенная в периоде продукция успешно продается, а значит наши затраты превращаются в расходы в течение одного периода. Входные условия задачи:

1. Для изготовления сырков требуется творог, сахар, сливочное масло, ваниль и шоколадная глазурь. Для изготовления массы требуется творог, сахар, сливочное масло, ваниль и изюм. Творог предприятие закупает у фермеров, оплачивая транспортировку за свой счёт. Стоимость затрат на транспортировку предприятие напрямую включает в себестоимость доставленной партии творога.
2. Сырки и масса производятся на разном оборудовании — каждый продукт на своём.
3. На производстве работают две бригады — одна занимается только сырками, другая только творожной массой. Их заработная плата зависит от объема выпуска продукции.
4. На производстве работает один бригадир, отвечающий за работу обеих производственных линий. У бригадира оклад плюс премия за выполнение плана.
5. Чтобы производить продукцию, ООО «Милк Продакшн» арендует цех и несет затраты по оплате электричества для освещения цеха и работы производственного оборудования.
6. Разумеется, организация начисляет и выплачивает зарплату административному персоналу, отделу маркетинга, охраннику и уборщице. Администрация, охранник и уборщица — на окладной системе оплаты труда. Зарплата отдела маркетинга зависит от объема продаж.
7. Компания сама доставляет продукцию покупателям, поэтому несет и расходы на доставку до розничных магазинов.

Попробуйте самостоятельно разделить расходы.

Надеюсь, у вас получилось так же, как в таблице ниже. Вариации могут быть по п.7 — доставка в розничные магазины. Расход, подобный этому, может быть как отнесен на себестоимость реализованной в этом периоде продукции в составе косвенных расходов, так и отнесен на расходы периода. Отнесение доставки на себестоимость вполне оправдано, ведь это расходы, напрямую связанные с реализацией.

Таблица №1

А теперь более сложная задача: предприятие само изготавливает творог из молока и закваски, а затем использует его для производства и творожной массы, и сырков. Вопрос: амортизация и обслуживание машины для изготовления творога — это расход прямой или косвенный? И надо ли его распределять по видам продукции? Нет. Распределять не надо. Это прямой расход одного единственного продукта, а вернее, полуфабриката — творога. Амортизация этой машины попадет в себестоимость сырков и творожной массы в составе стоимости творога.

Теперь разделим эти же расходы на переменные и постоянные:

Таблица №2

Теперь объединим эти таблицы в части производственной себестоимости. Для этого нам понадобятся только расходы, формирующие себестоимость:

Таблица №3

Теперь ООО «Милк Продакшн» на основании данных из Таблицы №1 может рассчитать себестоимость сырков и творожной массы и установить верные отпускные цены с учетом предполагаемых расходов будущих периодов. На основании данных из Таблицы №2 ООО «Милк Продакшн» может рассчитать маржинальную прибыль, валовую прибыль, маржинальность каждого продукта и определить точку безубыточности. А определив маржинальность каждого из продуктов, будет понимать, наращивание производства и продаж которого из них быстрее поможет достигнуть точки безубыточности. Таблица №3 дает представление о структуре себестоимости продуктов и долях переменных и постоянных расходов. Что в свою очередь позволит рассчитать, как будет изменяться себестоимость одной единицы продукции при увеличении объемов производства. Как мы помним, постоянные расходы не меняются существенно при изменении интенсивности производства.

Пример разделения расходов в торговле

Предположим, что ООО «Трейд» занимается оптовой и розничной торговлей. Товары закупает как у поставщиков на территории России, так и ввозит из-за рубежа. Арендует большой оптовый склад и несколько помещений для розничных магазинов. Продавцы в магазинах получают фиксированную оплату, а менеджеры оптовых продаж получают оклад плюс премии за объемы продаж. ООО «Трейд» периодически обращается к фирме-посреднику, помогающей с поиском поставщиков за рубежом. Кроме того, у ООО «Трейд» заключен договор с маркетинговой компанией, ежемесячно предоставляющей отчет об исследованиях потребительского рынка, вознаграждения фиксированные.

Как уже говорилось выше, в торговле прямыми являются затраты, связанные непосредственно с приобретением товаров и расходы, связанные с реализацией товаров.

Косвенные расходы — это расходы, без которых торговлю осуществлять невозможно, но которые не относятся к продажам напрямую. В определенном смысле для торгующей организации косвенные расходы — это расходы периода. В целях налогового учета для оптимизации налогообложения к косвенным расходам (расходам периода) можно относить и некоторые расходы на приобретение и реализацию, за исключением затрат на приобретение товаров и доставку их от поставщика до склада — эти затраты всегда списываются в расходы только по мере реализации товаров. Но в этом разделе статьи мы рассматриваем, как правильно определить себестоимость товаров, то есть во сколько товары нам реально обходятся. Впрочем, ничто не мешает организации вести и налоговый, и управленческий учет.

Таблица №1

Распределим эти же затраты на переменные и постоянные. Разделение в рамках этой классификации не отличается от разделения для производства. Расход зависит от интенсивности продаж — это переменный расход. Расход возникнет в любом случае, независимо от объемов продаж — это постоянный расход.

Таблица №2

Теперь объединим обе таблицы. Если в производстве мы объединяли таблицы и разделяли на переменные и постоянные только расходы, формирующие себестоимость, то в торговле наибольший интерес для анализа представляет структура именно прямых расходов, поскольку в торговле косвенные расходы (расходы периода) носят в большинстве своем постоянный характер. Для ООО «Трейд» это будет выглядеть так:

Таблица №3

Теперь ООО «Трейд» на основании данных из Таблицы №1 может оценить, в какие суммы на самом деле обходится компании приобретение и реализация товаров, а это поможет установить верные цены продажи. На основании данных их Таблицы №2 ООО «Трейд» может рассчитать маржинальную прибыль, валовую прибыль, общую маржинальность продаж и определить точку безубыточности, то есть тот объем продаж, который позволит покрыть все расходы. Таблица №3 дает представление о структуре полной себестоимости продаж с учетом расходов на закупку и реализацию. Что в свою очередь позволит рассчитать, как будет изменяться полная себестоимость продаж при увеличении объемов продаж (мы же помним, что постоянные расходы не меняются существенно при изменении интенсивности продаж). Можно, например, построить график зависимости роста прибыли от увеличения объема продаж. Однако это не будет прямая пропорциональная зависимость, то есть увеличение в полтора раза продаж не приведет к увеличению прибыли в те же полтора раза, поскольку переменные расходы будут расти одновременно с продажами. Но именно от доли постоянных расходов в структуре себестоимости продаж зависит, каким образом будет изменяться прибыль. Данное утверждение актуально и для производственных предприятий, ведь в конечном итоге они производят для того, чтобы продать.

Как автоматически разделить расходы

Необязательно подсчитывать сумму расходов вручную — систематизировать затраты можно с помощью автоматизированной системы учета. В Большой Птице 2.0 классифицируются затраты — при этом предприниматель сам решает, какие затраты отнести к переменным или постоянным, прямым или косвенным, в зависимости от специфики своего бизнеса. А когда затраты становятся расходами, их можно увидеть в отчете о финансовом результате, где они автоматически классифицируются одноименно тем затратам, из которых эти расходы произошли. Если вы классифицировали в системе, например, коммунальные услуги, как переменные и косвенные затраты, то и в ОФР, превратившись в расход, коммуналка будет классифицирована как переменный косвенный расход. Исключение — затраты на закупку материалов для производства или товаров для перепродажи и услуги банка-эквайера. Эти затраты система автоматически относит к прямым переменным расходам после продажи продукции или товаров.

Что запомнить

1. Затраты и расходы — это не одно и то же.
2. Не все расходы стоит относить на себестоимость. Расходы периода следует покрывать за счет прибыли и роста объема продаж.
3. Если возрастают (падают) объемы производства и продаж, а вместе с ними растут (уменьшаются) некие расходы — это определенно переменные расходы.
4. Если некие расходы возникают в любом случае, даже если вы в каком-то периоде ничего не произвели, не продали и сумма их не изменяется от периода к периоду, или меняется редко или незначительно — это постоянные расходы.
5. К прямым расходам относят затраты, которые непосредственно связаны с процессами производства, торговли или оказания услуг. В большинстве своем это прямые переменные расходы.
6. Если вы производите несколько видов продукции или услуг и у вас возникают общие для этих видов расходы производственного характера, то это косвенные производственные расходы, подлежащие распределению между видами продукции. В большинстве своем это косвенные переменные расходы.
7. Косвенные непроизводственные расходы лучше рассматривать, как расходы периода. Очень часто расходы периода — это постоянные расходы.
8. В торговле косвенные расходы в большинстве случаев носят постоянный характер.