Как работать с поставщиками, чтобы не было проблем

Найти хорошего поставщика — только полдела. Не менее важно грамотно организовать работу с ними. Иначе поставщик может нарушать сроки, привозить бракованный товар или совсем не то, что вы заказывали — и при этом не брать на себя ответственность. В статье расскажем, как работать с поставщиками с самого начала.

Виды поставщиков товаров

Необходимо определиться, с каким именно поставщиком вы хотите работать. Существует три основных вида снабженцев:

1. Производители — они сами производят и поставляют товар. У таких поставщиков обычно самые выгодные цены. Но производство может находиться далеко от вас, это затрудняет доставку. Например, если компания работает на севере, то неожиданный буран может заставить ее отложить грузоперевозку на неопределенный срок.
2. Дистрибьюторы — компании, которые покупают товар у разных производителей и перепродают их. Цены у посредников будут выше, чем у производителей, зато они могут обеспечить широкий выбор товаров и удобные условия доставки.
3. Импортеры — это компании, которые привозят товары из-за границы. Некоторые импортируют товары одного производителя, другие — нескольких. Работают примерно так же, как и дистрибьюторы.

Рекомендации по работе с поставщиками

Где искать поставщиков

Этот вопрос возникает у каждого начинающего предпринимателя. Есть несколько способов найти поставщика:

1. Поиск в сети. Первое, что приходит в голову — отправиться в Яндекс или Google. Этот вариант не всегда хорош, так как поисковики в первую очередь показывают поставщиков, которые больше вложили в свой сайт и его продвижение. В результате вы можете выйти на компанию, которая работает на другом конце страны, а подходящую на соседней улице — нет. Лучше не останавливаться на первых страницах или искать строго по региону.
2. Онлайн-каталоги и агрегаторы. Например, ОптЛист, Поставщики.ру, Сделки.ру. На этих и других похожих сайтах можно найти предложения от разных поставщиков и тут же их сравнить. А еще здесь можно оставить свой заказ — поставщики найдут вас сами.
3. Выставки и конференции. На тематических мероприятиях поставщики часто делают презентации своей продукции — так они расширяют клиентскую базу и показывают новые товары. А еще на выставках и конференциях есть представители брендов, это дает возможность договориться о выгодных условиях.
4. Сарафанное радио. Если у вас есть знакомые, которые занимаются бизнесом, спросите, где они закупают товар. Вам могут предоставить адреса и телефоны поставщиков. Часто локальные компании не представлены в интернете. А некоторые вообще состоят из склада и пары сотрудников, при этом ассортимент и цены у них могут быть привлекательными.

Как выбрать поставщика

Есть несколько критериев, на которые стоит обратить внимание:

1. Цены. Свяжитесь со всеми понравившимися компаниями и запросите их прайс-листы. Сравните соотношение цены и качества и выберите самый выгодный, на ваш взгляд, вариант.
2. Ассортимент. Чем он шире, тем больше товарных позиций вы можете «закрыть» за один раз. Но не стоит останавливаться на одной компании. Сотрудничайте с одним надежным поставщиком, который закрывает максимум ваших потребностей, но старайтесь иметь запасной вариант с похожими товарами на случай, если у основного партнера возникнут проблемы с поставками или резко увеличатся цены.
3. Расположение и условия доставки. Если вы торгуете уникальными товарами, которые производятся только в северных широтах, и ваши клиенты в случае чего готовы подождать пару месяцев, это хорошо. Но если ваш ассортимент — это товары повседневного спроса, то желательно, чтобы поставщик был как можно ближе, а доставка — проще. Так ваши полки не будут пустовать и клиенты не будут уходить к конкурентам.
4. Наличие сертификатов и лицензий. Обязательные документы на продукцию — гарантия качества для вас и ваших покупателей. Не стоит соглашаться на сотрудничество с дешевыми поставщиками, если у них нет сертификатов и лицензий. Может, вы и сможете серьезно сэкономить, но рискуете получить серьезные проблемы с законом и потерять репутацию, а она, как известно, дороже денег.
5. Соблюдение сроков. Узнать, выполняет ли поставщик свои обязательства вовремя, можно пробным заказом или по отзывам их клиентов.
6. Оплата. Некоторые поставщики требуют полную оплату еще до доставки, другие — только предоплату. Кто-то предоставляет рассрочку или позволяет отложить платеж. Постарайтесь найти самый удобный для себя вариант.
7. Урегулирование споров. Обсудите с потенциальным поставщиком условия возврата бракованных товаров, улаживание споров и претензий. Вы должны точно знать, к кому обращаться в случае чего.

Как составить договор с поставщиком

Обычно у поставщиков уже заготовлен стандартный договор. И часто предприниматели, даже опытные, принимают его безоговорочно. Это ошибка. Хотя в стандартном договоре обычно нет ничего ужасного, вы должны иметь в виду, что он составляется так, как удобно и выгодно именно поставщикам. И, конечно, они не скажут, что вы можете его изменять.

Поэтому ваша задача — внимательно прочитать все условия и решить, какие пункты вам не подходят, а каких, по вашему мнению, не хватает. Например, в стандартном договоре вы вряд ли найдете пункт о том, что поставщик должен выплатить вам неустойку за то, что нарушил срок поставки или привез не тот товар. Заказчикам полезно включать в договор следующие пункты:

Максимальные сроки отгрузки. Например, 10 дней после оформления заказа. Пропишите, что если поставщик нарушает срок, то он должен выплатить неустойку, и определите размер компенсации.

Условия внесения изменений. Здесь стоит прописать, за сколько дней поставщик должен предупредить заказчика о повышении цен, обновлении ассортимента и других изменениях. Новые условия договора должны начать действовать не раньше, чем этот срок закончится.

Правила обмена и возврата товаров ненадлежащего качества. Необходимо прописать следующее:

• обязанность поставщика забрать товар ненадлежащего качества и оплатить расходы, связанные с обратной доставкой;
• срок, в который поставщик должен перевести деньги за товар, который вы вернули, или привезти новую партию, если вы решаете обменять товар;
• обязанности поставщика оплатить расходы, связанные с новой доставкой, если вы решаете обменять товар.

Штрафные санкции для поставщиков. Если такого пункта в договоре нет, вы не вправе требовать компенсацию (ст. 330 ГК РФ, ст. 331 ГК РФ). Исключение — если из-за действий поставщика вы понесли убытки, но ущерб еще нужно будет доказать (ст. 394 ГК РФ). Поэтому лучше сразу прописать, что поставщик должен выплатить неустойку в виде пени или штрафа за:

• несоблюдение сроков доставки;
• доставку товаров в неполном объеме, ненадлежащего качества, или не тех товаров, что вы заказывали;
• нарушение условий возврата и обмена товаров.

Смело дополняйте договор и изменяйте невыгодные условия — вы имеете на это право. В конце концов, вы нужны поставщикам не меньше, чем они вам, а может, и больше.

А еще не забудьте, что цены в прайсе-листе — тоже не постоянная величина. Если вы заказываете большие партии товаров или оплачиваете поставку сразу, то можете попросить скидку или другие бонусы, например, бесплатную доставку.

Как сформировать заказ поставщику

После того, как вы договорились с поставщиком о ценах, условиях доставки, обсудили все спорные вопросы и подписали договор о сотрудничестве, пора оформлять заказы.

Важно тщательно учитывать остатки, количество товаров на полках магазина, спрос — это позволит заказывать оптимальное количество товаров, которого хватит всем покупателям, но которое при этом не будет залеживаться на складе.

Формировать заказы можно вручную или с помощью автоматизированной системы учета.

Формирование заказа вручную

Чтобы сформировать заказ, необходимо понимать, сколько товаров осталось и какое их количество нужно пополнить. Для этого заводят специальный журнал, куда продавцы вносят данные о каждой продаже. В конце дня записи анализируются, количество товаров подсчитывается и на основе этих данных принимается решение о том, что нужно заказать и в каком количестве. Остатки товаров можно учитывать в таблице Excel — так данные будет легче обновлять.

Вести учет товаров вручную возможно только в маленьких торговых точках с ограниченным ассортиментом. Иначе работа продавцов сводится к бесконечным подсчетам.

Формирование заказа с помощью учетной программы

В розничных и оптовых магазинах с большим ассортиментом учет товаров ведут в автоматизированных системах. Это позволяет значительно экономить время и избегать случайных ошибок при подсчетах. Например, в Большой Птице 2.0 товары автоматически списываются при продажах, а остатки отражаются в отчете «Остатки МЗ».

Кроме этого, автоматизированная система помогает проанализировать спрос. В отчете «Общие продажи» в Большой Птице 2.0 можно отследить данные о продажах за разные периоды, понять, как меняется спрос, каких товаров нужно заказывать больше, а каких, наоборот, можно заказывать меньше.

Формировать заказы поставщикам можно прямо в системе. Для этого зайдите в раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите кнопку «Создать новый».

Как контролировать исполнение по заказам

После того, как вы сформировали заказ, отправили его поставщику и оплатили поставку, важно следить за тем, как поставщик его исполняет. Следует контролировать следующее:

1. Сроки и объемы поставок. Это особенно важно, если вы заказываете много товаров и они приходят на ваш склад несколькими партиями. Договоритесь с поставщиками о датах, когда вы готовы принять каждую партию, и подготовьте к этому времени склад и необходимую документацию.
2. Качество товаров и ассортимент. При получении каждой партии обращайте внимание, чтобы в коробках было именно то, что вы заказывали, и проверяйте товар на отсутствие повреждений и брака. Если товар сломан или не отвечает заявленным характеристикам, можете сразу вернуть его поставщику, составив акт-расхождение.
3. Комплектность и количество. Бывает, что поставщик отправляет товары не в том объеме, в котором вы их заказывали. Поэтому все коробки при приемке пересчитываются, а весовой товар — взвешивается. Недопоставка тоже фиксируется в акте-расхождении.
4. Сохранность тары и упаковки. Если на товаре предусмотрена пломба, она должна быть целой. Если продукция подлежит маркировке и вы договорились, что коды должен приклеивать поставщик, то они должны быть на месте. И, конечно, нежелательно, чтобы упаковки были порваны или помяты — есть риск, что товар поврежден.
5. Условия транспортировки. В некоторых случаях это очень важно. Например, если вам доставляют скоропортящуюся или замороженную продукцию, то нарушение температурного режима в грузовой машине может отрицательно сказаться на качестве.

Контроль за исполнением по заказу предусматривает постоянное общение с поставщиком. Если вас что-то не устраивает, например, поставщик не привез заказ вовремя или забыл отгрузить несколько коробок, смело связывайтесь с ним и прямо говорите о проблемах. Не забудьте напомнить об ответственности, которая предусмотрена вашим договором, и, если поставщик не исполняет свои обязанности должным образом, требуйте неустойку.

Следить за исполнением обязательств по заказу проще, если вы ведете учет в системе Большая Птица 2.0. Вы можете посмотреть, какая часть товаров из заказа уже поступила на ваш склад, а какая — еще нет, оплатили вы заказ полностью, частично или пока не перевели деньги поставщику. Система также даст знать, если поставка не поступила на ваш склад в обозначенный срок.

Что запомнить

Поставщиков можно разделить на три группы: производители, дистрибьюторы и импортеры.

Взаимодействие с поставщиками — трудоемкий процесс, который требует внимательности при составлении договора, формировании заказов и приемке товара. Важно тщательно читать условия договора и при необходимости добавлять пункты о сроках, неустойке, правилах внесения изменений. При получении товаров необходимо проверять качество и комплектность, обращать внимание на сохранность тары и условия транспортировки.

Вести учет взаиморасчетов с поставщиками можно вручную с помощью учетных журналов и таблиц Excel. Или использовать товароучетные программы, которые экономят время и силы работников.

В Большой Птице 2.0 можно заводить карточки поставщиков, формировать заказы, оприходовать товары, производить оплату и контролировать исполнение обязательств по договору в несколько кликов и легко создавать сопроводительную документацию. Задача владельца бизнеса — один раз правильно ввести данные о контрагентах и создать в «Каталоге» ассортимент. Благодаря статистическим отчетам, вы сможете решать, с какими поставщиками работать выгоднее и удобнее всего. Оцените пользу Большой Птицы 2.0 в бесплатной демоверсии системы.