Бывает, что в учетной программе товар числится, но на складе его нет. Зато есть коробки продуктов с истекшим сроком годности и товары, которых быть не должно. Контролировать материальные запасы и состояние имущества компании можно с помощью регулярных инвентаризаций. В статье расскажем, как правильно проводить инвентаризацию и в каких случаях без нее не обойтись.
Что такое инвентаризация
Инвентаризация — это пересчет имущества компании. Пересчитывать можно материально-производственные запасы, товары, основные средства, финансы, долги и другие материальные и нематериальные активы. Во время инвентаризации сверяются данные в документах и фактическое наличие ценностей, проверяются сроки годности продукции, комплектность, поломки и т.д.
Главная цель инвентаризации — найти расхождения по фактическому наличию с данными, которые находятся в учетной системе организации.
Для чего нужна инвентаризация
Инвентаризация позволяет:
- Определить фактические остатки. Невнимательность, кражи, плохо организованный учет могут привести к недостачам, излишкам и пересортице. Инвентаризация позволяет актуализировать список активов.
- Узнать о состоянии товаров. Продукты могут испортиться, хрупкие товары — сломаться, сыпучие — рассыпаться и т.д.
- Проверить работу сотрудников. Люди — не роботы и могут ошибиться в цифрах и расчетах при вводе данных. Кроме того, персонал ворует не реже покупателей, поэтому важно постоянно следить за имуществом компании.
- Оценить ущерб. Если кто-то намеренно или случайно повредил имущество компании, например, разбил компьютер или сломал хрупкий товар, то инвентаризация помогает определить объем нанесенного ущерба и взыскать компенсацию.
- Не нарваться на штрафы. Согласно закону, компании, которые решили вести бухгалтерский учет, должны проводить инвентаризацию каждый год в период с 1 октября по 31 декабря. Если составить итоговые бухгалтерские отчеты без нее, то руководителя или главного бухгалтера может оштрафовать налоговая. Для компаний, которые не ведут бухгалтерский учет, инвентаризация не является обязательной.
В каких случаях проведение инвентаризации обязательно
Согласно приказам Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н и от 6 июля 1999 г. N 43н, а также Методическим указаниям, обязательно проводить инвентаризацию:
- при сдаче годовой отчетности в налоговую;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при смене материально ответственных лиц;
- при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Ход проведения инвентаризации
Шаг 1. Собрать комиссию и издать приказ
Для начала необходимо определить, кто будет проводить инвентаризацию. Комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек — лучше из трех. Если компания крупная, с множеством подразделений, можно создать несколько комиссий.
Лучше не привлекать к сверке материально ответственных лиц: кладовщиков, кассиров, завхозов и т.п. Если во время инвентаризации обнаружатся расхождения, они могут солгать в отчете, чтобы избежать неприятных последствий для себя. Иногда в комиссию также включаются сторонние специалисты — аудиторы.
Для проведения инвентаризации необходимо издать приказ. Его можно составить в свободной форме или воспользоваться стандартизированной ИНВ-22. В приказе нужно указать:
- наименование фирмы;
- дата составления приказа, период проведения инвентаризации, сроки предоставления результатов;
- объекты и цель проведения проверки;
- состав комиссии (ФИО, должность);
- ФИО и подпись руководителя.
Шаг 2. Провести ревизию
Во время инвентаризации члены комиссии проверяют количество товаров и материалов, их комплектность, качество, сроки годности. Если нужно, продукцию взвешивают и измеряют. При проведении инвентаризации обязаны присутствовать все члены комиссии — если отсутствует хотя бы один, результаты проверки будут считаться недействительными.
Пересчитывать товары и производственные запасы лучше в нерабочее время, чтобы не прерывать основную работу организации. Проверяемое имущество во время проведения инвентаризации не стоит перекладывать, продавать или пускать в производство — это может привести к путанице. А если у вас большой ассортимент, то сверка может занять много времени.
По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись ИНВ-3. Она отражает фактическое наличие материальных ценностей. Этот документ должны подписать все члены комиссии.
Шаг 3. Сравнить результаты инвентаризации с данными учета
Сверьте фактические данные с данными в документах. Если все сошлось, то инвентаризацию можно закончить — дополнительно ничего заполнять не нужно.
Если во время инвентаризации обнаруживаются расхождения с текущими учетными показателями, то необходимо составить сличительную ведомость ИНВ-19. Расхождения могут быть следующими:
- Излишки. Неучтенный товар может появиться на складе случайно, из-за потери данных, ошибок при приемке и отпуске товара, избыточных поставок. Например, покупатель мог забыть товар на кассе, кассир — списать несколько товаров вместо одного, а поставщик — отгрузить на пару коробок больше, чем вы заказывали. Неучтенные товары нужно оприходовать.
- Недостачи. Могут образоваться из-за воровства, пересортицы, ошибок в складском учете и естественной убыли. Товар могут украсть покупатели и кассиры, канцелярию — работники в офисе. Некоторые продукты питания могут усохнуть, испариться или рассыпаться. Недостачи необходимо списать с учета.
Обратите внимание на товары с дефектами и истекшим сроком годности — их нужно будет списать. Сначала необходимо составить форму № ТОРГ-15, а затем № ТОРГ-16.
Как упростить проведение инвентаризации
Упростить инвентаризацию могут товароучетные программы. Например, в Большой Птице 2.0 можно проводить инвентаризацию, сканируя штрих-коды на товарах. Если вести учет в системе и вовремя регистрировать все операции от приемки до продажи, то у вас всегда под рукой будет список с остатками товаров и производственных запасов, с которым можно сравнить фактические результаты ревизии.
Функциональность Большой Птицы 2.0 позволяет провести списание и оприходование, если во время инвентаризации вы обнаружили расхождения.
Что запомнить
Во время инвентаризации специально созданная комиссия сверяет фактическое наличие имущества компании с данными учета. В результате такой проверки могут обнаружиться излишки или недостачи. Инвентаризация помогает определить, можно ли продавать товары, находящиеся на складе, проверить работу и добросовестность сотрудников, избежать штрафов от налоговой.
Проводить инвентаризацию проще, если вы постоянно используете учетную программу, такую как Большая Птица 2.0. Оценить все возможности онлайн-системы можно бесплатно — в течение пробного 30-дневного периода.
Комментарии
Оставьте первый комментарий