Как вести учет продаж

Представьте: покупатель приходит в магазин, спрашивает про определенный товар — и, чтобы проверить, есть ли он в наличии, продавцу приходится идти на склад, оставлять кассу и клиента, рыться на полках. Прежде чем сделать заказ поставщику, нужно сначала пересчитать все товары, чтобы выяснить, какие из них закончились. А чтобы рассчитать прибыль от продаж — потратить несколько часов. Отслеживать остатки, получать точные аналитические данные по продажам, а также экономить время и силы помогает грамотная организация учета продаж.

Зачем вести учет продаж

Грамотно организованная система учета продаж позволяет:

1. Контролировать остатки. Если точно знать, сколько какого товара осталось на складе или на витрине, легче обслуживать покупателей. Вы можете ответить на их вопросы, сориентировать по цветам, размерам, объемам и другим характеристикам, не отходя от кассы.
2. Отслеживать спрос и рентабельность по каждой товарной позиции. Эти показатели помогают понять, какие товары или услуги продаются лучше других и приносят больше всего прибыли. Таким образом, можно фокусироваться именно на них.
3. Планировать закупки. Зная средний объем продаж по каждой позиции, руководитель может заказывать оптимальное количество товаров, чтобы их хватило всем клиентам, а остатки не пылились на полках и не «замораживали» деньги.
4. Управлять дебиторкой и кредиторкой. Учет продаж также позволяет следить за тем, чтобы покупатели вовремя оплачивали товар, который вы им продаете, а поставщики — вовремя привозили товар, который вы заказываете.

Организация учета продаж продукции

Существует три основных метода учета продаж: суммовой, количественный и аналитический.

Суммовой учет продаж

Это учет поступлений и выбытий только в денежном выражении. Суммовой учет используется, как правило, в небольших торговых точках и ведется вручную. В тетрадь, таблицу Excel или документ Word записывается полученный от поставщика товар с указанием общей стоимости.

Например, на склад поступил товар на сумму 250 тыс. рублей — это сумма учитывается как приход. При этом не имеет значения, какие именно товары были получены, сколько их было и какова их закупочная цена.

Торговая наценка рассчитывается приблизительно на весь ассортимент товаров. Оценить рентабельность продаж по отдельным товарам невозможно. Прибыль рассчитывается как разница между приходом и расходом.

Предприниматели, которые ведут суммовой учет, делают закупки «на глаз»: смотрят, каких товаров осталось мало, и заказывают их у поставщика. При этом непонятно, какой товар пользуется спросом, какой долго лежит на складе, а какой совсем не продается. В итоге компания не может получить данные, которые позволят ей развиваться и увеличивать прибыль.

Количественный учет продаж

Поступление, выбытие и остаток товаров учитывается в количественном и денежном выражении. Приняв товар, предприниматель запишет в таблицу название товара, его количество, общую стоимость и стоимость одного товара. Отдельно учитываются продажи и остатки.

Например, компания получила:

• 500 плиток молочного шоколада по 30 рублей, стоимость партии — 15 000 рублей;
• 500 плиток белого шоколада по 32 рубля, стоимость партии — 16 000 рублей.
• 500 плиток темного шоколада по 35 рублей, стоимость партии — 17 500 рублей.

Затем предприниматель продал несколько плиток, отразив в таблице количество продаж и остаток.

Из таблицы понятно, сколько плиток какого шоколада было продано, сколько осталось. Когда какого-то шоколада останется совсем мало, предприниматель увидит это в таблице и оперативно сделает заказ. Количественный учет также позволяет отслеживать количество продаж, выручку и прибыль.

Количественный учет можно вести не только с помощью электронной таблицы, но и в товароучетной программе. Это удобно, если у вас большой ассортимент и вы хотите получить больше точных данных о работе своего магазина.

Аналитический учет продаж

Это детальный учет работы компании. Он позволяет собирать и получать данные о конкретных объектах учета: товарах, поставщиках, покупателях, складах, договорах и т.д. С помощью аналитического учета можно следить за движением товаров и денег, контролировать расчеты с контрагентами, анализировать расходы и доходы, выручку и прибыль в разных разрезах: в общем, по точкам продаж, складам, товарам и т.д.

Как правило, компании, которые ведут аналитический учет, используют специальные товароучетные программы. Так как собирать большое количество данных и вручную рассчитывать финансовые показатели сложно. По сравнению с ручным ведением учета автоматизированный метод имеет ряд преимуществ:

• экономия времени;
• исключение случайных ошибок;
• точные и подробные данные.

Давайте рассмотрим, как автоматизировать учет продаж, на примере системы Большая Птица 2.0.

Оформление ассортимента

В учетной программе можно создать карточки товаров с подробным описанием, фото и уникальными характеристиками, которые важны именно вам. Например, если компания продает одежду, она может добавить цвет, размер, материал, фасон, особенности фурнитуры. Если продукты питания — срок годности, граммовку, состав, условия хранения. Если автозапчасти — материал и марку автомобиля.

К каждому товару можно сразу добавить три вида цены: закупочную, оптовую и розничную. Это удобно, так как нужные суммы будут автоматически появляться, когда вы будете закупать или продавать товары клиентам.

Все товары собираются в единый каталог с удобными фильтрами для поиска. Например, если покупатель захочет приобрести подвесную люстру в классическом стиле для своей гостинной, продавец сможет задать нужные параметры и предложить варианты, которые подойдут под запрос. При этом рядом с названием появятся характеристики товаров из карточек. Это позволит сразу отмести неподходящие варианты, если покупатель хочет люстру, например, с определенным количеством лампочек или конкретного цвета. В каталоге также можно увидеть, сколько всего товаров есть на складе и сколько из них свободны для продажи.

Если вы продаете однотипные товары, например, кроссовки одной модели, но разных цветов или одинаковые смартфоны с разным объемом памяти, то необязательно каждый раз с нуля создавать карточку. Вместо этого можно добавить несколько модификаций.

Учет поступлений и остатков

В учетной программе можно оформлять заказы поставщикам и регистрировать поступление товаров на склад или в магазин.

При этом товары можно учитывать:

1. По серийным номерам. Это дает возможность работать с электронными товарами (ноутбуками, смартфонами, бытовой техникой и т.д.), у каждого из которых есть свой серийный номер. Он гарантирует подлинность для покупателя и важен для гарантийного обслуживания.
2. По сериям. Такой учет позволяет при продаже выбрать конкретный товар. Это важно, если вы продаете рулонные товары и хотите отрезать часть ткани, ленты, линолеума, провода и т.п. из конкретного рулона или катушки.
3. По партиям. Актуально для компаний, в ассортименте которых есть продукты с ограниченным сроком годности и товары, отличающиеся в зависимости от партии. Например, строительные магазины, магазины одежды, обуви и т.п.

После того, как вы оформили поступление товаров в системе, они сразу же появились в остатках — никаких дополнительных действий совершать не нужно.

В отчете «Остатки материальных запасов» отражается не только количество товаров, которые есть в конкретной точке: складе, магазине, витрине и т.д — но и их себестоимость. Помимо закупочной цены в расчет себестоимости также включаются транспортно-заготовительные расходы.

Оформление продаж

В товароучетной программе можно оформлять как оптовые продажи, так и розничные. Цены выставляются автоматически с учетом скидок, если вы их установили — это удобно и быстро, так как продавцу не нужно искать стоимость товара в прайс-листе и подсчитывать итоговую стоимость покупки. После проведения документа проданные товары списываются автоматически.

Скидки в Большой Птице 2.0 устанавливаются с помощью правил ценообразования. Можно установить скидку в определенные часы или дни недели, отдельные категории товаров, на конкретную сумму или количество позиций в чеке. В итоге вы получаете индивидуальные акционные условия.

Товароучетная программа также позволяет резервировать материальные запасы. Таким образом, вы можете бронировать товары для отдельных покупателей или «откладывать» их на всякий случай. Например, если знаете, что регулярный оптовый покупатель должен заказать большую партию товаров в ближайшее время.

Контроль и анализ продаж

Еще один плюс программы учета продаж — возможность получать точные аналитические отчеты. С помощью них можно отслеживать количество продаж и возвратов, себестоимость и рентабельность. В Большой Птице 2.0 статистика собирается в разрезе отдельных товаров, услуг, торговых точек и сотрудников — это позволяет сравнивать их между собой и определять, что и кто приносит прибыль, какие магазины убыточны и кто из сотрудников «просиживает» рабочее время.

Встроенные отчеты также позволяют следить за дебиторской и кредиторской задолженностями — это важно, если вы работаете с оптовыми покупателями, предоставляете им отсрочки по платежам или, наоборот, берете деньги заранее.

Что запомнить

Ведение учета продаж позволяет знать, сколько товаров есть в наличии, отслеживать спрос и рентабельность, грамотно планировать закупки и находить наиболее прибыльные направления.

Продажи можно учитывать тремя основными способами:

• суммовым — подходит малым и микропредприятиям, ведется вручную и не дает подробных данных о продажах;
• количественным — помогает отслеживать остатки по каждой товарной позиции в натуральном и денежном выражении;
• аналитическим — предполагает использование товароучетной программы, которая автоматически собирает статистику продаж по товарам, продавцам и торговым точкам, помогает отслеживать себестоимость, рентабельность и прибыль.

Вести учет продаж и контролировать важные для бизнеса показатели можно с помощью системы учета Большая Птица 2.0. Оценить все возможности программы можно бесплатно — в течение 30-дневного пробного периода. А если вы зарегистрировали бизнес меньше трех месяцев назад, мы подарим вам 90 дней бесплатной работы в системе.