Летнее обновление: розница, прайсы, 1С

Мы рады представить вам очередное обновление "Большой Птицы", над которым работали на протяжении последних нескольких месяцев. Ключевым моментом этого релиза стало добавление функционала для розничной торговли. Если раньше нашим приложением могли пользоваться только компании, занимающиеся оптовой торговлей, то сейчас этот круг существенно расширился за счёт небольших розничных магазинов, продающих товар конечному покупателю. Одновременно мы создали интерфейс продавца - специализированную программу для кассира, которая позволяет быстро оформлять продажи и выписывать товарные чеки, а также устанавливает права на доступ к строго определенным магазинам, кассам, типам цен, складам, терминалам. Хотим отметить, что текущий релиз розницы - первый, но значительный шаг в работе над данным направлением. Мы планируем и дальше развивать функционал розничного модуля и будем благодарны за ваши отзывы и пожелания. Второе по важности улучшение системы - это организация выгрузки данных в 1С: Бухгалтерию, которая избавляет от необходимости вводить одни и те же данные дважды в две разные системы. В результате вы не только экономите время, но и сводите на нет вероятность ошибок, которые неизбежно возникали бы при ручном вводе данных. Третье, но не менее важное обновление - работа с прайс-листами. В системе реализован как “классический” подход к формированию прайс-листов - выгрузка информации в excel и pdf для дальнейшей отправки файла по почте в виде вложения, так и возможность публиковать информацию о ваших товарах и услугах прямо в Интернет. Теперь вы сможете отправлять не сам файл с прайсом, а только ссылку на него. При этом ваши клиенты всегда будут видеть актуальные цены и, опционально, только имеющиеся в наличии товары. На этом направлении мы также запланировали много всего интересного. Расскажем более подробно об этих и других изменениях, вошедших в новый релиз системы.

1 . Торговля в розницу

Розничная торговля - это продажа товара конечному потребителю, в то время как оптовая торговля - продажа товара посреднику, обычно юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, которые имеют целью его последующую перепродажу. Соответственно отличается и документальное оформление таких продаж. Для розничной продажи достаточно кассового или товарного чека, тогда как для оптовой необходимы договоры поставки, накладные, приходные кассовые ордера и т. п. Товары могут продаваться в розницу как через привычные всем магазины, так и методом личной продажи, по почте, по телефону или через интернет. Расчеты с розничным покупателем, как правило, происходят прямо в момент проведения сделки и передачи товара; применение контрольно-кассовой машины для печати чеков не всегда является обязательным.

Как это реализовано?

Учет можно вести в разрезе одной или нескольких торговых точек, которые создаются в справочнике "Магазины" (Меню > Справочники > Магазины ). В справочнике “Кассы” необходимо создать новую кассу, которая будет выполнять роль розничной (или операционной) кассы. Этой кассой может быть как установленная в магазине ККМ с подключенным к ней терминалом для оплаты банковскими картами, так и просто денежный ящик или даже кошелек. Розничная продажа оформляется посредством документа "Чек" (Меню > Документы > Розница > Чек). Новая кассовая смена открывается автоматически при создании документа "Чек", если в этот момент у данной кассы нет открытой смены, либо вручную. Управлять сменами можно из справочника "Кассы" (Меню > Справочники > Кассы > кнопка “Кассовые смены” в карточке конкретной кассы). Чек списывает товар со склада и приходует в указанную кассу деньги, полученные от покупателя. Также возможен и безналичный вариант оплаты банковской картой через терминал, но для этого его надо предварительно зарегистрировать в соответствующем справочнике (Меню > Справочники > Терминалы ). Возврат от розничного покупателя можно оформить разными способами в зависимости от того, происходит он в ту же смену, когда произошла продажа, или позже. При возврате в ту же кассовую смену оформляется документ "Чек" с типом операции "Возврат", который приходует товар обратно на склад и производит выдачу денег за него покупателю. Во втором случае создается документ "Возврат от покупателя (розница)", просто принимающий товар на склад, а расчеты с покупателем при этом закрываются документами "Расход из кассы" (возврат наличными) или "Движение по терминалу" (возврат на банковскую карту). Данные о розничных продажах, так же как и об оптовых, попадают в отчет по продажам (Меню > Отчеты > Продажи ). Контрагентом в отчете при этом выступит “Розничный покупатель”.

2 . Интерфейс продавца

Интерфейс продавца - это легкий способ оформления продажи товаров в розницу. Не нужно заходить в журналы и создавать, проводить, сохранять документы. Просто укажите товары, которые продаете.

Как это реализовано?

Открыть интерфейс продавца можно из Меню> Документы> Розница> Вход в интерфейс продавца. Вы можете настроить для пользователей роли интерфейса продавца (Меню > Сервис > Администрирования > Роли интерфейса продавца). Роли удобно использовать, чтобы задать реквизиты, которые подставляются в чеки, создаваемые из интерфейса продавца. Например, вы можете запретить пользователю изменять фирму, кассу, склад, магазин по которым будут производиться продажи. А можете создать несколько ролей, чтобы пользователь сам выбрал, какую использовать - это может пригодиться, когда один продавец время от времени работает в разных торговых точках. Без заданных ролей вам придется вводить реквизиты для проведения продажи каждый раз, когда вы открываете интерфейс продавца. В справочнике "Пользователи" (Меню > Сервис > Администрирования > Пользователи) вы можете запретить или разрешить пользователю использование интерфейса продавца, присвоить ему соответствующую роль интерфейса продавца, а также настроить систему таким образом, что при входе под своим логином и паролем пользователь будет сразу попадать в интерфейс продавца и не будет иметь доступа к основному интерфейсу программы. Принцип работы с интерфейсом продавца предельно прост: представьте, что перед вами открыт чек, который вы заполняете товарными позициями. В верхней левой части экрана имеется специальное поле для ввода товаров в чек. Добавлять товары можно различными способами: по части наименования, коду, артикулу, а также используя сканер штрих-кодов. Если найдено несколько товаров, соответствующих вашим критериям поиска, то появится список, из которого вам нужно будет выбрать искомую позицию. После выбора она попадает в многострочную часть чека внизу экрана. Теперь можно отрегулировать количество или удалить строку, если произошла ошибка при выборе товара. Также вы можете воспользоваться кнопкой "Подбор" для выбора и переноса в чек нескольких товарных позиций, точно так же, как это делается в других документах в основном интерфейсе. В правом верхнем углу интерфейса продавца находится панель с информацией об оплате. Там отображается итоговая сумма по чеку, а также есть поле для ввода полученной суммы, чтобы автоматически рассчитать требуемую сдачу. Нажатие на кнопку "Оплатить" закрывает продажу и сохраняет чек. Если установлен флажок "Печатать чек при оплате", то на экран будет выведена печатная форма товарного чека. Вы можете выбрать способ оплаты, установив переключатель "Наличные" или "Терминал" в нужное положение. Нажав на ссылку с кассовой сменой вверху, вы можете выполнить ее закрытие, открывается же смена автоматически при регистрации первой продажи, либо вручную нажатием на ссылку “Смена: Не открыта”. При закрытии смены можно распечатать отчет кассира и отчет по продажам. Если в течение смены необходимо регистрировать продажи на разных продавцов, это можно сделать путем “перелогинивания” пользователя. Фамилия текущего продавца отображается в верхней строке по центру, для смены продавца достаточно нажать на ссылку с фамилией, в открывшейся форме авторизации выбрать другого пользователя и ввести его пароль. Возврат товара в интерфейсе продавца можно сделать только за текущую смену, просто изменив тип операции с "Продажа" на "Возврат". Регистрация возврата за другие смены возможна исключительно из основного интерфейса.

3 . Выгрузка данных в 1С: Бухгалтерию 3.0

В "Большой Птице" появилась возможность выгружать текущие данные - справочники и документы - в "1С:Бухгалтерию 3.0". Теперь, ведя управленческий и оперативный учет в "Большой Птице", можно в любое время и с любой регулярностью использовать все возможности бухгалтерского учета, реализованные в "1С:Бухгалтерии", с полной синхронизацией текущих данных.

Как это реализовано?

Выгрузка в "1С:Бухгалтерию 3.0" выполняется с помощью помощника "Экспорт данных в "1С:Бухгалтерию", который вызывается через Меню > Сервис > Обмен данными > Экспорт > 1С:Бухгалтерия 3.0. Выгрузка осуществляется в два этапа. Сначала из "Большой Птицы" выгружаются данные (справочники и документы) в xml-файл, который затем загружается в "1С:Бухгалтерию 3.0" обработкой "Универсальный обмен данными в формате XML". После загрузки в "1С" при необходимости настраиваются параметры учетной политики, выполняется групповое перепроведение документов. Данные можно загружать как в пустую базу, так и поверх имеющихся данных для их обновления. В помощнике указывается фирма, типы документов и период выгрузки. Все действия снабжены подсказками

4 . Работа с прайс-листами

Прайс-лист - это список товаров с ценами. Он используется преимущественно в оптовой торговле для того, чтобы сформировать предложение потенциальному покупателю. Кроме названия и цены товара в прайс-листе может содержаться и дополнительная информация: код, артикул товара, дата составления и т.д.

Как это реализовано?

Прайс-лист можно создать из главного меню системы: Меню > Справочники > Прайс-листы. На вкладке "Товары" формы прайс-листа следует указать отдельные группы товаров, которые попадут в печатную форму. По умолчанию он включает весь справочник "Товары и Услуги". Прайс-лист может иметь один или несколько типов цен, которые будут отображаться в списке. Вкладка "Печатная форма" содержит параметры, которые влияют на внешний вид прайса: можно, например, печатать логотип и реквизиты фирмы, включать столбцы "Код" и "Артикул", показывать цены только на те товары, которые имеются в наличии. Форма прайс-листа выводится в виде HTML-документа, также доступны форматы PDF и XLS.

5 . Публикация прайс-листов

Как оперативно донести информацию о ценах вашей компании до покупателей? Можно послать прайс в формате PDF по электронной почте. Но в "Большой Птице" есть и более простое решение - теперь можно дать клиенту ссылку на прайс-лист, который будет содержать всегда самую актуальную информацию по ценам на товары.

Как это реализовано?

Создайте прайс-лист (Меню > Справочники > Прайс-листы) и сохраните его. Воспользуйтесь кнопкой "Опубликовать" для того, чтобы сделать прайс-лист доступным по ссылке, которую можно посмотреть на вкладке "Публикация". При желании, эту ссылку можно изменить, использовав, например, транслитерированное название вашей компании или любое запоминающееся слово. В данный момент синхронизация прайс-листа с системой происходит в ручном режиме - чтобы отправить актуальные данные на сайт, воспользуйтесь кнопкой "Синхронизация". Дата и время последней синхронизации отображаются на форме прайс-листа и на закладке "Публикация".

6 . Перенос настроек на уровень пользователя

Все основные настройки системы теперь можно сохранить отдельно для каждого пользователя: установить значения по умолчанию для предзаполнения документов, настроить панель быстрого запуска, определить права на доступ к различным объектам системы и т.д. При работе с розницей ФИО пользователя будет указываться в создаваемых чеках.

Как это реализовано?

Получить доступ к индивидуальным настройкам можно либо через Меню > Сервис > Настройки, либо кликнув по пользователю в Меню > Сервис > Администрирование > Пользователи, либо - самый быстрый способ - нажав на значок (i) в правом верхнем углу и выбрав из появившегося списка первый пункт "Настройки" (администратор всегда попадет в свои настройки, а пользователь - в свои). Администратор системы создает нового пользователя, а пользователь, зайдя в дальнейшем под своим логином и паролем, меняет настройки на те, с которыми ему будет удобно работать (кроме настроек прав доступа - их может менять только администратор).

7 . Печатные формы в формате Microsoft Excel

Документы теперь печатаются не только в PDF. Счет, акт, накладную, ТОРГ-12 и счет-фактуру можно сгенерировать в формате Microsoft Excel.

Как это реализовано?

В указанных выше документах при нажатии на кнопку "Печать" на панели действий появляется меню, в котором имеется возможность выбора формата. Просто щелкните по соответствующей иконке, и печатная форма будет сгенерирована требуемым вам способом.

8 . Прочее

В систему внесен также и ряд дополнительных улучшений.

1. Изменения в меню. Функции личного кабинета теперь разделены между двумя пунктами: “Настройки” - хранят основную информацию по учетной записи и “Подписка” - регулирует вопросы оплаты. В разделе “Сервис” появилась группа “Администрирование”, в которую вынесены все функции по управлению системой: создание пользователей, ролей, продление подписки.
2. Возврат от покупателя. В меню “Реализация” добавлен документ “Возврат от покупателя”. Документ принимает товар обратно на склад и увеличивает долг фирмы перед покупателем. Желательно (но не обязательно) всегда создавать возврат на основании ранее сделанной реализации.
3. Кнопка “Настройки” в справочниках и журналах документов. На панели действий каждого журнала документов и справочника появилась кнопка “Еще”, в меню которой собраны дополнительные действия. В частности, туда добавлен пункт “Настройки”, который позволяет самостоятельно определять состав и ширину отображаемых столбцов в списках справочников и журналах документов, а для справочника “Товары и услуги” - еще и тип отображаемой цены.
4. Столбец “Цена” в справочнике “Товары и услуги”. В справочнике “Товары и услуги” появилась возможность смотреть цену без захода в карточку товара - для этого в справочник был добавлен столбец “Цена”. Тип отображаемой цены устанавливается через “Настройки” (кнопка "Еще" на панели действий справочника > пункт "Настройки", вкладка “Прочее”). При открытии справочника не из документа (например, из меню) в столбце “Цена” будет показан тип цены, установленный в настройках. При заходе в справочник из конкретного документа для выбора товаров отображаемая цена будет соответствовать той, которая указана в документе. Например, если в счете установлен тип цены “Розничная”, то и в справочнике товаров вы увидите розничную цену.
5. Печать журнала (реестра) документов. Стала возможной печать и выгрузка в Excel любого журнала документов. Вызывается нажатием на кнопку “Печать” на панели действий журнала.
6. Подписанты во всех документах. Во все документы на вкладку “Печатная форма” добавлены поля для подписантов со стороны фирмы и, где это особенно необходимо, со стороны партнера.
7. “Чужой компьютер”. На форме входа в систему появился флаг “Чужой компьютер”. При установке этого флажка данные в форме входа запоминаться не будут.
8. Печать карточки с реквизитами фирмы. Карточка с реквизитами любой вашей фирмы теперь может быть распечатана и/или отправлена по электронной почте. Для этого в справочник “Фирмы” на панель действий добавлены кнопки “Печать” и “Отправить”.
9. Информационная кнопка (i) на верхней панели. В правом верхнем углу появился значок с буквой (i). С его помощью можно быстро перейти к пунктам меню “Настройки” и “Подписка”, а также просто посмотреть текущий статус подписки.
10. Печать артикула в формах ТОРГ-12 и ТТН в столбце №3. Для печати артикула в формах ТОРГ-12 и ТТН в документе "Реализация товара" на соответствующих вкладках необходимо включить флаг “Печатать артикул”.
11. Логика заполнения поля “Основание” в ТОРГ-12. Поле “Основание” в ТОРГ-12 теперь автоматически заполняется номером договора с партнером, либо, если договора нет, номером счета, на основании которого создана реализация. Скорректировать данные поля “Основание” можно на вкладке “Печатная форма: ТОРГ-12” в документе “Реализация товаров”.
12. Убраны лишние нули в количестве. По многочисленным просьбам во всех печатных формах документов, а также в веб-формах и отчетах убраны “пустые” нули в количестве. То есть если количество товара - 2, то оно теперь будет отображаться и печататься как 2, а не как 2,000.
13. Альбомная форма для счета на оплату. Для счета на оплату добавлен еще один вариант печатной формы - альбомный. Этот вариант, как и все остальные, можно выбрать при нажатии на кнопку "Печать" в документе.