Как отчеты по складу помогают контролировать работу

Чтобы невостребованные товары не скапливались на полках, поставщики не задерживали поставки, а сотрудники не продавали один и тот же товар дважды, нужно периодически проводить анализ работы склада. В этом поможет складская отчетность. Давайте разберемся, в чем суть складских отчетов и на что стоит обратить внимание.

Из чего состоит работа склада

Если кратко, то деятельность склада заключается в обеспечении хранения товаров, сырья, материалов и контроля за их движением и качеством. На складе материально-производственные запасы (МПЗ) проходят несколько этапов:

1. Поступление на склад.
2. Хранение.
3. Перемещение: например, со склада в магазин.
4. Выбытие вследствие продажи или списания.

Зачем нужна складская отчетность

Отчетность склада помогает:

1. Контролировать поступления, заказы, отгрузки. Из отчетов видно, сколько товаров доступно для продажи, а сколько уже продано и забронировано для конкретного покупателя. Таким образом, сотрудники не смогут продать один и тот же товар повторно. В отчетах также показано, когда придет поставка и когда нужно отгрузить товар покупателю. Это позволяет оптимально планировать время. К примеру, если вы знаете, что завтра на склад поступят две партии товаров и нужно отгрузить крупный заказ покупателю, то лучше укомплектовать заказ заранее. Так сотрудникам не придется одновременно разгружать поступившие товары и готовить заказ к отгрузке.
2. Следить за товарными и производственными запасами. Благодаря складским отчетам можно следить за передвижением МПЗ, контролировать продажи и возвраты, сроки годности, обнаруживать недостатки. Например, если один и тот же товар часто возвращают покупатели, то есть вероятность, что с ним что-то не так: бракованным может быть один товар, который можно убрать из продаж, или вся партия. Во втором случае можно попробовать вернуть товары поставщику.
3. Разрабатывать стратегию на будущее. Складские отчеты помогают определить, какие товары продаются хорошо, а какие — не очень, сравнить показатели продаж по разным торговым точкам. Эти данные позволяют наметить стратегию для развития: например, каким образом расширить ассортимент, на каких товарах специализироваться.

Формы отчетов склада

Аналитические складские отчеты можно составлять вручную с помощью таблиц Excel или обычного блокнота. Но гораздо удобнее использовать автоматизированные системы учета. Они автоматически формируют отчеты — вам не нужно тратить время на подсчет показателей, а полученный результат более надежен, так исключает случайные ошибки, которые можно совершить при расчетах вручную.

Давайте рассмотрим, какие отчеты помогают управлять запасами и анализировать работу склада, на примере онлайн-системы учета для бизнеса Большая Птица 2.0.

Остатки материальных запасов

В этом складском отчете отражается количество товаров, материалов и сырья в наличии, а также их себестоимость. Можно посмотреть, сколько всего материальных запасов есть у компании и получить данные отдельно по каждому складу, точке продаж и партии. Это помогает определить, каких товаров пока достаточно для продажи или производства, а какие пора заказать у поставщика.

Движение материальных запасов

В этом отчете показано, сколько товаров и материалов было получено, продано и отправлено в производство за период, а также остаток МПЗ на конец периода. Отчет «Движение МЗ» можно построить в разрезе разных поставщиков, чтобы оценить, чьи товары продаются лучше, и выбрать наиболее выгодного снабженца.

Этот отчет также позволяет отслеживать спрос по сезонам. Это важно, если вы не хотите месяцами хранить лишние товары на складе и нести дополнительные расходы, пока продажи не возобновятся.

Если у вас несколько складов и точек продаж, например, в разных городах или районах, вы сможете следить за показателями в каждой локации. Таким образом, вы сможете пополнять запасы, исходя из потребности в конкретной торговой точке, и эффективно избавляться от излишков. Например, у вас есть два магазина: в Новороссийске и в Мурманске. Вы заметили, что в Новороссийске плохо продаются зимние пуховики, зато в Мурманске они разлетаются за пару дней. Чтобы не хранить излишки в новороссийском магазине, вы можете перевезти их в Мурманск и быстро продать.

Резервы материальных запасов

В Большой Птице 2.0 можно резервировать товары для конкретного клиента или «откладывать» их на всякий случай. Есть два отчета, которые показывают, какие товары зарезервированы:

• Остатки и резервы МЗ по фирмам. Здесь можно посмотреть, сколько всего товаров есть у фирмы, сколько из них зарезервировано, а сколько доступно для продажи. Этот отчет особенно удобен для тех предпринимателей, у которых есть несколько фирм.

• Остатки и резервы МЗ по складам. Из отчета видно, сколько товаров зарезервировано, сколько доступно и сколько всего есть на конкретном складе.

Как еще Большая Птица 2.0 помогает в управлении складом предприятия

Чтобы эффективно управлять складом, важно не только контролировать аналитические показатели, но и следить за оперативной работой: когда придет поставка, в каком объеме, сколько товаров нужно отгрузить покупателю, оплачен ли заказ.

Управление поставками

Следить за поставками можно в разделе «Заказы поставщикам». Здесь можно контролировать оплату и объем поставки, оставлять комментарии.

А если проанализировать этот раздел вместе с отчетом «Движение МЗ» и разделом «Транспортно-заготовительные расходы», то можно тщательно изучить условия сотрудничества с поставщиками: вовремя ли они привозят вам товар, сколько денег уходит на транспортировку, часто ли товар возвращают покупатели.

Управление отгрузками

Если у компании много оптовых клиентов или свой розничный интернет-магазин, то для нее особенно важно следить за отгрузками, чтобы покупатели получали свои заказы вовремя и в полном объеме.

В разделе «Заказы покупателей» в Большой Птице 2.0 можно следить за тем, какая часть заказа была отгружена и оплачена покупателем, какой у заказа статус, а также оставлять комментарии. Например, о сроке отгрузки или особых условиях, о которых вы договорились с покупателем.

Что запомнить

Складская отчетность помогает систематизировать данные о поступлении и хранении материальных запасов, заказах и отгрузках, контролировать качество товаров, эффективно масштабировать бизнес.

Отчеты по складу можно составлять и анализировать вручную, а можно использовать автоматизированную программу складского учета. Например, в Большой Птице 2.0 можно отслеживать движение материальных запасов, контролировать остатки, управлять поставками и отгрузками, анализировать сотрудничество с поставщиками.