Счет на оплату

Счет на оплату

Документ "Счет на оплату" направляется продавцом покупателю для обозначения предварительной договоренности о предполагаемой поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Сам по себе счет не оказывает влияния на изменение количественных показателей в учете (например, не меняет остатки товаров на складе или денежных средств на расчетном счете), однако может служить основанием для резервирования товара под конкретного покупателя. Счет можно распечатать и/или отправить по электронной почте. На основании документа "Счет на оплату" можно создать следующие документы:

• реализация товаров;
• акт на работы/услуги;
• поступление в кассу;
• поступление на счет;
• счет-фактура.

Для того чтобы резерв на товары по созданному счету появился в системе, необходимо поставить отметку (флажок) в поле "Учет".

Описание полей документа

Вкладка "Реквизиты документа"

Счет на оплату №, от - номер и дата документа. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер счета может содержать как цифры, так и символы.

Фирма - организация, от имени которой выставляется счет.

Покупатель - партнер, на имя которого выставляется счет.

Тип цен - указывается тип цены, по которой реализуется товар/работа/услуга. Цена для всех позиций в документе будет указана в соответствии с выбранным типом.

Резерв - флажок в этом поле ставится в том случае, если необходимо зарезервировать указанные в счете товары под конкретного покупателя. Резерв может быть поставлен по конкретную дату (поле "По"), либо на срок, определенный в настройках фирмы на вкладке "Учет", и будет снят в момент отгрузки товара покупателю. Резерв носит информационный характер и служит уведомлением о том, что товар предназначен другому покупателю и продавать его нельзя, однако наличие резерва не запрещает продавать товары другому покупателю в случае необходимости. Резервирование товаров производится вне зависимости от того, на каком складе они хранятся. Резерв на услуги не выставляется.

Расчетный счет - счет организации, на который покупатель должен произвести оплату

Договор - указывается номер договора, в рамках которого производится поставка товаров/выполнение работ/оказание услуг. В случае, если договора с покупателем нет, поле может быть оставлено пустым.

НДС - необходимо выбрать один из 3-х вариантов:

• "не учитывать" - счет будет выставлен без НДС;
• "в сумме" - в этом случае в табличной части следует указать цену за единицу с включенным в нее НДС;
• "сверху" - в табличной части следует указать цену за единицу без НДС.

Комментарий - поле для заметок, не влияет на печатную форму документа.

Табличная часть

Данные в табличную часть добавляются из справочника "Товары и услуги" отдельно в каждую строчку, группой из нескольких значений (кнопка "Подбор"), либо с помощью сканера штрих-кодов.

Номенклатура - наименование реализуемого товара/работы/услуги. Можно указать любые три (и более) буквы подряд из названия товара или услуги - система сама предложит подходящие варианты. В печатной форме документа будет указано полное наименование товара/работы/услуги в соответствии со значением, заданным в справочнике "Товары и услуги" в поле Полное наименование.

В случае, если счет выставляется на услугу или работу, оказываемую с определенной периодичностью (например, раз в месяц), в справочнике "Товары и услуги" можно создать только одну запись по работе/услуге без периода оказания, а в поле Номенклатура добавить необходимый текст. Редактирование номенклатуры вызывается нажатием на значок "карандаш" в правой части поля. Отредактированное поле будет подкрашено зеленым цветом.

Пример: компания занимается ИТ-обслуживанием, счета на оплату выставляются клиенту ежемесячно на основании заключенного договора. В справочнике создается элемент "ИТ-обслуживание по Договору №____ от ___" с ценой за месяц. В счете в поле Номенклатура из справочника выбирается соответствующий элемент и исправляется на "ИТ-обслуживание по Договору №____ от ___ за май 2012 года". Таким образом можно избежать создания отдельных номенклатурных позиций на каждый период.

Количество - кол-во товаров/работ/услуг.

Ед. - единица измерения.

Коэф. - соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара.

Цена - цена за единицу.

Сумма - общая стоимость товаров/работ/услуг, рассчитывается автоматически.

В случае, если в поле НДС выбраны варианты "в сумме" или "сверху", в табличную часть автоматически добавляются столбцы:

• Ставка НДС - выбирается из выпадающего списка или подставляются значения из справочника.
• Сумма НДС - общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.
• Итого - итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.

Цены в документе могут быть изменены с помощью формы “Изменить строки” на панели действий табличной части.

Вкладка "Печатная форма"

Данные на этой вкладке влияют только на печатную форму документа.

Доп. условия - информация, которую можно дополнительно указать в счете, например, срок действия счета и т.п.

Вкладка "Связанные документы"

Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.

Вкладка "Файлы".

К счету можно прикрепить файлы любого формата.