Как вести складской учет товаров и материалов

Один товар быстро исчезает с полок, и вы не успеваете пополнять запасы, другой лежит на складе годами и не продается, а третий оказывается совсем не там, где вы ожидали — всего этого можно избежать, если правильно вести складской учет. Как грамотно организовать учет товаров и материалов на складе и каких проблем это поможет избежать, читайте в статье.

В чем суть складского учета

Складской учет — это процесс контроля за движением товаров, материалов, готовой продукции, то есть материально-производственных запасов (МПЗ).

Складской учет состоит из нескольких этапов:

1. Приемка. Экспедитор доставляет товары или материалы и прилагает к ним накладные, чеки и обязательные сертификаты. Ответственный за склад сверяет количество и характеристики МПЗ по накладной и проверяет их качество. Если все в порядке, кладовщик принимает товар и материалы на склад и оформляет приходную накладную. В конце дня после того, как приняты все поставки, оформляется приходный складской ордер, куда вписываются все МПЗ, полученные за день.
2. Хранение. Когда МПЗ поступают на склад, необходимо организовать их хранение. Сначала товары и материалы сортируются по типам в зависимости от условия хранения, габаритов, пожароопасности, а затем хранятся в специально отведенном месте. Кроме этого, на каждую позицию заводится отдельная карточка с названием, характеристиками, количеством в наличии.
3. Перемещение. МПЗ перемещают по разным причинам: например, отправка товара со склада в розничный магазин, переезд на другой склад, производство и т.д.
4. Инвентаризация. Включает в себя ревизию и опись всех МПЗ, хранящихся на складе. Во время инвентаризации сверяются учетные данные и фактическое наличие товаров и материалов, проверяются сроки годности продукции, выявляются излишки и недостача, поломки и некомплектность. Предприниматель сам решает, как часто проводить инвентаризацию: если есть необходимость, можно проверять МПЗ каждый день. Но есть обязательная ревизия склада: она должна проводится каждый год в период с 1 октября по 31 декабря. Если итоговые бухгалтерские отчеты составлены без нее, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тыс. рублей.
5. Выбытие. На этом этапе МПЗ покидают склад вследствие продажи, возврата поставщику, списания или кражи.

Для чего вести складской учет

Главная цель складского учета — показать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть в конкретной локации (например, на складе или в магазине). Если вести его внимательно, вы сможете отследить и проанализировать все операции, которые проводятся в вашей компании.

Знание остатков помогает планировать закупки и поставки. Например, пищевые продукты нельзя долго хранить на складе из-за короткого срока годности — заказывать большое количество таких товаров не имеет смысла. В итоге вы можете не успеть их продать и вам придется списать нереализованные изделия, понеся убытки.

Учет материально-производственных запасов помогает отследить спрос и показатели продаж. Вы можете увидеть, сколько товаров, когда и на какую сумму было продано, какие позиции покупают плохо, а какие, наоборот, хорошо расходятся. Вы будете знать, что приносит прибыль, а что — нет. Таким образом, складской учет позволяет регулировать ассортимент и вовремя избавляться от неликвида.

Складской учет помогает избегать воровства среди сотрудников и клиентов. Искоренить его полностью довольно трудно и затратно, но постоянные крупные недостачи, отраженные в системе — повод внимательнее следить за коллективом и покупателями.

Все операции на складе сопровождаются соответствующей документацией — она тоже является частью учета.

Какие документы используют в складском учете

Правила ведения документооборота на складе определены федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Однако для частного бизнеса строгих норм не существует. Любая компания вправе создавать собственные шаблоны складских документов, но можно воспользоваться и утвержденными образцами в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015.

Как организовать складской учет

Контролировать движение товаров на складе важно, если вы не хотите, чтобы ваш бизнес превратился в хаос.

Прежде чем начать вести учет, проведите инвентаризацию всех товаров — вводите данные в количественном и денежном выражении. Например, у вас есть 20 листов ДСП, каждый из которых стоит 200 рублей — всего получается 4 000 рублей. Кроме этого, в карточке товара укажите производителя, артикул и внутренний код.

Затем определитесь с методом идентификации товаров — всего их четыре:

Для номенклатурного и сортового методов достаточно вести учетные карточки, а для партийного и партионно-сортового понадобятся ведомости.

Определите, какой способ ведения учета вам больше подходит:

Ручной. Если вы только начинаете бизнес и ассортимент товаров небольшой, можете вести складской учет в таблицах Excel или в записной книжке. Но в целом такой учет будет связан со множеством сложностей:

• Удаленность офиса от склада — трудно контролировать деятельность сотрудников и производимые ими операции.
• Случайные и специальные ошибки работников при заполнении документов вручную: сотрудник может отвлечься, запутаться в цифрах, забыть внести данные о поставке, перепутать столбцы в таблице, а иногда и намеренно списать какой-то товар или приписать несуществующий.
• Отсутствие прозрачности при проведении операций закупки и продажи.
• Несогласованность действий персонала друг с другом из-за отсутствия общей информационной базы.
• Большие временные затраты на заполнение и сдачу документации в бухгалтерию.
• Отсутствие представления об остатках товара на складе.
• Возможные проблемы при резервировании товара для отдельных клиентов.
• Необходимость частых внеплановых проверок состояния склада.
• Большие затраты времени и человеческих ресурсов на проведение инвентаризаций.

В какой-то момент вести учет при большом ассортименте и больших объемах продаж вручную станет просто невозможно. В итоге вы можете продать несуществующий товар, задержать отгрузку, поссорится с клиентом и потерять прибыль.

Автоматизированный. Ведется с помощью специальных учетных систем. Такая программа помогает:

• Видеть актуальный список доступных товаров и материалов.
• Увеличить скорость комплектации заказов.
• Отследить движение ТМЦ в любой момент.
• Оформлять учетные карточки, накладные, акты списания и оприходования.
• Резервировать товары для отгрузки.
• Свести к минимуму ошибки персонала.

Таким образом, автоматизированный учет освобождает вас от лишней работы и помогает ничего не упустить.

В системе складского учета «Большая Птица» можно проводить приемку, перемещение, реализацию, списание, оприходование и инвентаризацию, резервировать МПЗ, учитывать остатки по партиям, сериям, серийным номерам и модификациям. Это позволяет отслеживать движение материально-производственных запасов на всех этапах.

Вероятность ошибки в работе с автоматизированной системой сведена к минимуму, так как большинство расчетов производятся без участия человека. От пользователей требуется только правильная регистрация операций. Созданные вручную таблицы могут быть очень объемными — искать и контролировать данные в них сложно. Если вы допустите ошибку в такой таблице (например, сначала сделаете продажу, а потом поступление), придется искать неточности и исправлять их самостоятельно. Заметить ошибку в автоматизированном сервисе проще: система сообщит, если что-то не так, и подскажет решение проблемы.

Важно соблюдать порядок и хронологию операций: сначала вносите информацию о заказе и поступлении товара, а только потом — об отгрузке. Так данные будут максимально точными.

Что запомнить

1. Чтобы иметь точную информацию об остатках материально-производственных запасов, оценивать продажи и спрос, нужно вести складской учет. Эти знания помогают правильно планировать закупки, оптимизировать расходы и увеличивать прибыль.
2. Автоматизированный учет позволяет тратить меньше времени на подсчеты и ведение документации, снижает вероятность ошибок. Благодаря автоматизированной системе вы всегда будете в курсе того, какие товары и материалы есть на складе, в каком количестве и на какую сумму.

Посмотрите, как можно вести складской учет в Большой Птице. У нас есть демо-версия, которая поможет оценить возможности системы бесплатно и без регистрации.