Как вести складской учет товаров и материалов
Если на складе хаос, то это сказывается на продажах и мешает развитию бизнеса. В статье расскажем, как наладить складской учет и как правильно его вести.

Один товар быстро исчезает с полок, и вы не успеваете пополнять запасы, другой лежит на складе годами и не продается, а третий оказывается совсем не там, где вы ожидали — всего этого можно избежать, если правильно вести складской учет. Как грамотно организовать учет товаров и материалов на складе и каких проблем это поможет избежать, читайте в статье.
Складской учет — это процесс контроля за движением товаров, материалов, готовой продукции, то есть материально-производственных запасов (МПЗ).
Складской учет состоит из нескольких этапов:
Главная цель складского учета — показать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть в конкретной локации (например, на складе или в магазине). Если вести его внимательно, вы сможете отследить и проанализировать все операции, которые проводятся в вашей компании.
Знание остатков помогает планировать закупки и поставки. Например, пищевые продукты нельзя долго хранить на складе из-за короткого срока годности — заказывать большое количество таких товаров не имеет смысла. В итоге вы можете не успеть их продать и вам придется списать нереализованные изделия, понеся убытки.
Учет материально-производственных запасов помогает отследить спрос и показатели продаж. Вы можете увидеть, сколько товаров, когда и на какую сумму было продано, какие позиции покупают плохо, а какие, наоборот, хорошо расходятся. Вы будете знать, что приносит прибыль, а что — нет. Таким образом, складской учет позволяет регулировать ассортимент и вовремя избавляться от неликвида.
Складской учет помогает избегать воровства среди сотрудников и клиентов. Искоренить его полностью довольно трудно и затратно, но постоянные крупные недостачи, отраженные в системе — повод внимательнее следить за коллективом и покупателями.
Все операции на складе сопровождаются соответствующей документацией — она тоже является частью учета.
Правила ведения документооборота на складе определены федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Однако для частного бизнеса строгих норм не существует. Любая компания вправе создавать собственные шаблоны складских документов, но можно воспользоваться и утвержденными образцами в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015.
Контролировать движение товаров на складе важно, если вы не хотите, чтобы ваш бизнес превратился в хаос.
Прежде чем начать вести учет, проведите инвентаризацию всех товаров — вводите данные в количественном и денежном выражении. Например, у вас есть 20 листов ДСП, каждый из которых стоит 200 рублей — всего получается 4 000 рублей. Кроме этого, в карточке товара укажите производителя, артикул и внутренний код.
Затем определитесь с методом идентификации товаров — всего их четыре:
Номенклатурный |
Подходит для широкого ассортимента. На каждый товар заводится отдельная карточка, где подробно описываются все характеристики, затем выделяются общие признаки, а товары объединяются в группы. Например, если в магазине продаются одновременно пищевые продукты, бытовая химия, косметические средства и одноразовая посуда — такой способ поможет соблюдать индивидуальные условия хранения для каждой группы. |
Партионный |
МПЗ сортируются по партиям — это определенное количество товаров с одинаковыми характеристиками, которое пришло по одному сопроводительному документу. Например, если вам привезли 10 упаковок деревянных досок, но у вас на складе остались еще 2 упаковки с прошлой поставки — вместе они храниться не будут. Такой учет удобно вести для тех товаров, чьи характеристики могут отличаться в зависимости от партии. Например, у одних и тех же обоев из разных партий часто бывает разный оттенок. |
Сортовой |
Ведется в разрезе определенных характеристик товара без учета партий и закупочных цен. Например, если в прошлый раз вы заказывали доски у одного поставщика, а в этот раз — у другого, но обе партии размером 250 см*20 см*2 см и изготовлены из дуба — они подходят под один сорт. Такие товары смешиваются и при списании, продаже или перемещении выбираются в произвольном порядке. |
Партионно-сортовой | Это смешанный метод: товары сортируются сначала по партиям, а затем — по сортам. |
Для номенклатурного и сортового методов достаточно вести учетные карточки, а для партийного и партионно-сортового понадобятся ведомости.
Определите, какой способ ведения учета вам больше подходит:
Ручной. Если вы только начинаете бизнес и ассортимент товаров небольшой, можете вести складской учет в таблицах Excel или в записной книжке. Но в целом такой учет будет связан со множеством сложностей:
В какой-то момент вести учет при большом ассортименте и больших объемах продаж вручную станет просто невозможно. В итоге вы можете продать несуществующий товар, задержать отгрузку, поссорится с клиентом и потерять прибыль.
Автоматизированный. Ведется с помощью специальных учетных систем. Такая программа помогает:
Таким образом, автоматизированный учет освобождает вас от лишней работы и помогает ничего не упустить.
В системе складского учета Большая Птица 2.0 можно проводить приемку, перемещение, реализацию, списание, оприходование и инвентаризацию, резервировать МПЗ, учитывать остатки по партиям, сериям, серийным номерам и модификациям. Это позволяет отслеживать движение материально-производственных запасов на всех этапах. Подробнее о пользе и возможностях системы.
Вероятность ошибки в работе с автоматизированной системой сведена к минимуму, так как большинство расчетов производятся без участия человека. От пользователей требуется только правильная регистрация операций. Созданные вручную таблицы могут быть очень объемными — искать и контролировать данные в них сложно. Если вы допустите ошибку в такой таблице (например, сначала сделаете продажу, а потом поступление), придется искать неточности и исправлять их самостоятельно. Заметить ошибку в автоматизированном сервисе проще: система сообщит, если что-то не так, и подскажет решение проблемы.
Важно соблюдать порядок и хронологию операций: сначала вносите информацию о заказе и поступлении товара, а только потом — об отгрузке. Так данные будут максимально точными.
Посмотрите, как можно вести складской учет в Большой Птице 2.0. У нас есть демоверсия, которая поможет оценить возможности системы бесплатно и без регистрации.
Комментарии
Оставьте первый комментарий