Каждая компания сама решает, насколько детальный учет доходов, расходов и склада ей необходим. Например, начинающему предпринимателю бывает достаточно записать, когда придет поставка, в каком объеме и в какой срок нужно расплатиться с поставщиком. Чтобы расти и развиваться, нужно контролировать состояние бизнеса — для составления аналитических отчетов понадобится куда больше данных. В статье приведем примеры учета в Excel и расскажем, каким компаниям подойдет такой способ управления бизнесом и в чем его особенности.
Кому подойдет ведение учета в Excel
Хотя вести управленческий учет в Excel и похожих программах удобнее и быстрее, чем записывать все данные в тетради и журналы, возможности электронных таблиц ограничены и они подойдут не всем.
Чтобы следить за продажами, остатками на складе, взаиморасчетами с контрагентами, вовремя выплачивать зарплаты и оплачивать счета, нужно много данных, и при работе с Excel их придется вводить вручную.
Несмотря на возможность создания различных формул в программе, анализировать показатели бизнеса (спрос, рентабельность продаж, выручку, динамику развития и т.п.) тоже придется самостоятельно.
Таблица Excel для учета подойдет компаниям, которые:
- имеют небольшой ассортимент товаров или услуг;
- предполагают, что с таблицами будут работать всего несколько сотрудников;
- совершают не больше нескольких десятков продаж за смену;
- имеют возможность вводить все данные вручную и тщательно проверять их точность;
- находятся в отдаленной местности и не могут обеспечить постоянное подключение к интернету.
Как вести управленческий учет в Excel
Уместить весь учет организации в одной таблице Excel не получится — слишком большое количество разрозненных данных. Например, для складского учета нужно создавать перечни товаров, поставщиков, покупателей и каждый раз включать их в документы заказов, поставок, оплат и т.д. Чтобы учитывать финансы, нужно фиксировать все операции с деньгами: розничные и оптовые продажи, покупки товаров и материалов у поставщиков, оплату аренды, коммунальных услуг, налогов, выплаты зарплат, отчисления страховых взносов и т.д. Также нельзя забывать о сроках, ведь просрочки оплаты могут вылиться в штрафы и пени, а не вовремя поставленный товар — нарушить работу бизнеса.
Давайте определимся, что нужно учитывать при управлении предприятием, и рассмотрим таблицы, которые могут в этом помочь.
Учет складских запасов
Для начала нужно создать таблицу «Номенклатура» — в ней будет собран весь ассортимент товаров с характеристиками. Количество характеристик индивидуально, вы можете сами решить, насколько подробно будут описаны ваши товары.
Следующая таблица, которую необходимо создать, — «Остатки материальных запасов». В ней будем учитывать количество товаров, которые есть на складе, сколько из них доступно для продажи и сколько зарезервировано.
Движение денежных средств
Чтобы понимать, как «движутся» деньги бизнеса, нужно составить таблицу «Учет доходов и расходов» в Excel. В ней будем записывать все денежные операции, которые происходят в компании.
Это важные данные, так как на их основе можно анализировать доходы, расходы бизнеса и общий финансовый результат (отражается в строке «ИТОГО»). Например, при сравнении двух периодов можно обнаружить, что некоторые статьи расходов стали больше. Руководители должны подумать, нужно ли сократить затраты или сумма расходов пока приемлема.
Учет дебиторской и кредиторской задолженностей
Дебиторская задолженность — то, что ваши партнеры должны вам, а кредиторская — то, что должны им вы. И та, и другая задолженности необязательно выражаются в деньгах. Например, если вы оплатили товар, а поставщик его еще не привез — у него перед вами дебиторская задолженность в виде этого товара, хотя в учете она будет отражаться в виде суммы заказа.
Учитывать дебиторку и кредиторку необходимо, чтобы ни вы, ни ваши партнеры не допускали просрочек — они могут сильно ухудшить положение компании. Например, если вы не получите вовремя материалы, то не сможете запустить производство и продавать покупателям вам будет нечего, а значит, вы потеряете выручку и прибыль. Если покупатель задержит оплату, может образоваться кассовый разрыв, и у вас не будет денег, чтобы выплатить зарплату сотрудникам или погасить задолженность перед поставщиками.
К этой таблице можно добавить еще одну — платежный календарь. Он помогает следить, чтобы у компании хватало денег на погашение текущих обязательств.
Если вы не можете продумать все нужные таблицы самостоятельно, поищите готовые шаблоны в интернете. Есть бесплатные и платные варианты, а некоторые специализированные компании могут разработать варианты таблиц конкретно под ваш бизнес, но стоить это будет недешево.
Чтобы успешно управлять бизнесом и принимать решения на основании точной информации, вам нужно нечто большее, чем таблица Excel. Посмотрите в сравнении:
Электронные таблицы против автоматизированной системы учета. Кто победит?
Особенности ведения учета в Excel
Если вы ведете учет в Excel, то важно придерживаться следующих правил:
- Все таблицы нужно заполнять своевременно: записывать расходы и доходы в тот же день, когда они наступили, «списывать» товары сразу после продажи (или хотя бы раз в смену) и т.д.
- Таблицы с разными отчетами должны быть разделены. Нельзя учитывать движение денег и остатки материальных запасов на одном листе — это может привести к путанице.
- Не забывайте использовать формулы и автозаполнение — эти функции позволяют автоматизировать расчеты и упростить работу.
Минусы ведения учета в Excel
Аналитика данных
Excel удобно использовать, если вы хотите создать каталог товаров, оформить карточки с информацией о поставщиках или рассчитать смету для проекта. Но, например, вести учет продаж в Excel может быть не слишком удобно. Допустим, на одном листе вы учитываете остатки материальных запасов, на другом — доходы, на третьем — расходы. Хорошо было бы связать эти данные и получить отчет о движении денежных средств, проанализировать себестоимость товаров, рентабельность, прибыль. Но в Excel это сделать сложно. Чтобы проанализировать данные, нужно придумывать длинные и сложные цепочки формул или создавать макросы (без навыков программирования здесь не обойтись) и постоянно следить, чтобы формулы «не слетели» и все введенные данные были верны.
Например, чтобы проанализировать продажи и рассчитать их рентабельность, нужно сначала добавить в таблицу данные о количестве покупок, цене, себестоимости, количестве возвратов. Затем вычислить выручку (Количество продаж × Цена – Количество возвратов × Цена), прибыль (Выручка – Себестоимость). И только после этого можно рассчитать рентабельность (Прибыль : Выручка × 100%).
Компании, которым необходимы детальные аналитические отчеты, используют специализированное ПО — программы складского и управленческого учета. Они позволяют учитывать все операции и автоматически создавать отчеты в количественном и денежном выражении. В Большой Птице 2.0 можно в любой момент получить отчеты о финансовых результатах, движении денежных средств, количестве продаж, расходах и доходах — на это потребуется пара минут. Пользователю необходимо только своевременно вводить данные обо всех операциях: от оформления заказа поставщику до продажи готовой продукции покупателю. А в результате можно легко анализировать маржинальность, себестоимость, спрос, выручку, прибыль и другие важные для бизнеса показатели.
Например, все показатели, которые мы рассчитывали выше с помощью таблицы Excel, можно узнать из отчета «Общие продажи». Данные для расчетов Большая Птица 2.0 соберет из документов, которые вы создавали ранее — вводить их повторно не нужно. А все нужные формулы уже заложены в системе, поэтому придумывать их отдельно тоже нет необходимости.
Работа с большим объемом данных
Как программу учета Excel можно эффективно использовать, если вы работаете с парой-тройкой тысяч строк. Это примерный объем данных микропредприятия с учетом номенклатуры товаров, перечня поставщиков, оптовых покупателей, записей о доходах, расходах и т.д. Если данных становится больше (а если компания развивается и расширяется, это неизбежно), то создать учет в Excel может быть сложно. Сотрудники начинают путаться в отчетах, а найти нужные показатели за прошлый квартал или год становится той еще задачкой. А если вы наняли нового сотрудника, то на то, чтобы «включиться» в работу, ему понадобится не одна неделя.
Если вы ведете учет в автоматизированной системе учета для бизнеса, например, Большой Птице 2.0, такие проблемы исключены. Все данные собраны в одном месте, и сотрудникам не нужно открывать несколько десятков таблиц, чтобы разобраться в вопросе. Если вы используете программу учета с самого начала, то в отчетах будет отражена работа компании за все время. Эти данные помогают отследить динамику развития и вовремя понять, что у бизнеса проблемы.
Автоматизация
При ведении управленческого учета в Excel данные обо всех операциях приходится вводить вручную. И зачастую на это уходит значительная часть рабочего времени, а иногда даже требуется отдельный сотрудник. Такой ручной труд сильно осложняет процесс продаж, особенно если вы реализуете товар в розницу и в день к вам приходят сотни покупателей. Продавцу каждый раз приходится искать цену товара, фиксировать продажу в учетной книге или сразу в таблице — в итоге качество обслуживания снижается. А еще вы можете потерять прибыль, если продавец перепутает цену при оформлении ценника.
Например, в Большой Птице 2.0 можно проводить инвентаризацию, просто сканируя штрих-коды.
Функциональность системы также позволяет легко обновлять ценники при изменении цен — их можно распечатать прямо из программы в нужном вам количестве и масштабе.
Документооборот
Практически каждая операция в управленческом учете сопровождается определенной документацией. Закупка товаров — заказом поставщику, приемка — товарной накладной, инвентаризация — описью и т.д.
Если вы ведете учет в Excel, то каждый документ вы должны заполнить вручную. Напечатать все названия и характеристики товаров, чтобы поставщик понимал, что именно вам отправить, внести весь перечень товаров в накладную при приемке и в опись при инвентаризации. Все это еще нужно дополнить информацией о контрагентах, клиентах и т.п. Это долгая и монотонная работа, и вы не можете быть уверены, что ваши сотрудники не допустят ошибок.
Упростить документооборот можно с помощью системы учета для бизнеса Большая Птица 2.0. В ней предусмотрены печатные формы документов, которые заполняются автоматически. Например, при оформлении заказа поставщику достаточно выбрать поставщика и товары, которые вам нужны. Информация о фирме-снабженце, товары с артикулами, цветами, размерами и т.п. автоматически появятся в документе — вам останется только сохранить документ и отправить его поставщику.
При оформлении заказа поставщику вы выбираете свою фирму и компанию-поставщика из выпадающего списка и добавляете товарные позиции, которые хотите получить.
Что запомнить
Excel помогает автоматизировать ведение управленческого учета: подсчитывать остатки материальных запасов, учитывать финансы, дебиторскую и кредиторскую задолженности. Но использовать Excel при большом количестве данных сложно.
Для комплексного управления ресурсами предприятия лучше подходят специализированные программы учета. Например, с онлайн-системой Большая Птица 2.0 можно не только вести учет материальных остатков и записывать денежные операции, но и анализировать бизнес-показатели, отслеживать динамику развития, оформлять документы, устанавливать скидки, легко учитывать производственные операции и продажи, а также управлять взаиморасчетами с контрагентами.
Попробовать и оценить все возможности Большой Птицы 2.0 можно бесплатно — в течение тестового 30-дневного периода.
Комментарии
Оставьте первый комментарий