Как рассчитать себестоимость услуги

Клиент, заказавший услугу, получает продукт, который нельзя хранить или передать кому-то в собственность. Например, адвокатская контора предоставляет защиту в суде, таксопарк — поездку до места назначения, риэлтор — подбор квартиры и юридическое сопровождение, образовательное учреждение — знания, гостиница — место для временного проживания, салон красоты — ухоженный внешний вид.

В статье разберемся, из чего состоит себестоимость услуги и как правильно рассчитать этот показатель.

Что такое себестоимость

Себестоимость — это все затраты, которые необходимы для оказания услуги. Выделяют несколько видов себестоимости:

1. Плановая (нормативная). Рассчитывается по нормам, которые предприятие определяет заранее. По сути плановая себестоимость — это прогноз расходов, которые компания понесет во время оказания услуги. Она помогает контролировать бюджет.
2. Сметная. Это вариант плановой себестоимости. Сметная себестоимость вычисляется для разовых услуг.
3. Фактическая. Отражает реальные затраты на проделанную работу. Фактическая себестоимость рассчитывается после того, как услуга оказана, и может значительно отличаться от плановой или сметной. Ее полезно анализировать для своевременной корректировки бюджета и стратегии.

Зачем рассчитывать себестоимость услуг

Правильный расчет себестоимости услуг позволяет:

1. Вычислить точку безубыточности — размер дохода, при котором компания не получает ни прибыли, ни убытков.
2. Устанавливать справедливые цены и получать прибыль. Если вы не знаете, сколько тратите на оказание услуги, то можете установить цены, которые не покроют все ваши расходы. Это может привести к убыткам и долгам.
3. Оптимизировать затраты. Расчет себестоимости помогает выявить убыточные или слишком дорогие направления, которые отрицательно влияют на прибыль. Владея этой информации, предприниматель может постараться сократить затраты и снизить себестоимость или совсем отказаться от невыгодного направления.
4. Определить рентабельность и конкурентоспособность компании. Чем ниже себестоимость ваших услуг, тем больше выручки вы можете получить — а значит, у вас будет больше средств для развития. Или вы можете установить более низкие цены — это выделит вас среди конкурентов и привлечет больше клиентов.

Что включает в себя себестоимость

Учет затрат и калькулирование себестоимости тесно связаны между собой. Чтобы провести правильные расчеты, необходимо понимать, какие расходы влияют на стоимость услуг. Обычно в себестоимость услуг включаются следующие категории затрат:

1. Материальные расходы. В сфере услуг к этой категории относятся материалы, которые вы используете для оказания услуги. Например, инструменты и лаки — в маникюрном салоне, чистящие средства — в клининге, топливо — в такси или курьерской доставке, запчасти — в автосервисе.
2. Трудовые затраты. То есть зарплаты сотрудников, которые оказывают услуги, и отчисления за них в бюджет.
3. Накладные расходы — все косвенные и постоянные затраты (налоги, зарплата охранника, уборщика, администратора, аренда, амортизация и т.д.).
4. Коммерческие расходы. В сфере услуг — расходы на рекламу и маркетинг.

Состав затрат, включаемых в себестоимость услуг, зависит от деятельности, которую ведет компания. Например, некоторые сферы не предполагают материальных расходов: юридическая деятельность, образование, медицина и т.д. У разных компаний могут сильно отличаться накладные расходы: одни арендуют помещение, другие — нет, у кого-то есть уборщица и администратор, а кому-то они ни к чему. Также не все компании учитывают амортизацию и платят налоги на прибыль. Поэтому каждая отдельная компания должна сама решить, что входит в себестоимость ее услуг.

Факторы, влияющие на себестоимость услуг

При расчете и анализе себестоимости следует обращать внимание на следующие факторы:

1. Инфляция. Цены на всё постоянно повышаются, а значит, и себестоимость ваших услуг тоже растет.
2. Колебания валютных курсов. Если вы используете импортные материалы или часто закупаете оборудование за границей, то должны учитывать валютный курс той страны, с которой сотрудничаете.
3. Показатели конкурентов. Не всегда можно узнать, где конкуренты закупают материалы, какое количество сотрудников у них работает, сколько компания им платит и на чем они в целом экономят. Но если их цены значительно ниже ваших, хотя ваши услуги не отличаются по качеству и объему, то это повод задуматься.
4. Производительность труда сотрудников. Квалифицированные и хорошо мотивированные сотрудники обычно выполняют работу лучше: не перерасходуют материалы, быстрее справляются с задачами, не «просиживают» рабочее время, эффективнее общаются с клиентами.

Периодически необходимо проводить анализ себестоимости услуг, например:

• при изменении цен поставщиков;
• при скачках инфляции и курсов валют;
• при появлении новых постоянных косвенных расходов;
• для сравнения плановых затрат с фактическими;
• для поиска «черных дыр»;
• при падении выручки или прибыли.

Калькуляция себестоимости услуг

Существует несколько методов калькулирования себестоимости — выбор подходящего зависит от специфики бизнеса, количества клиентов и объема услуг. Самые популярные — нормативный и позаказный.

Нормативный метод

Нормативная калькуляция часто используется в сферах, где ежедневно оказываются одни и те же услуги по фиксированным ценам: косметология, гостиничный бизнес, медицина, образование, клининг и т.д.

В основе калькуляции — заранее определенные нормы расхода ресурсов по разным статьям затрат.

Нормативный метод расчета себестоимости предусматривает несколько этапов:

1.Утверждение норм по каждой статье затрат. На этом этапе необходимо определить, какие ресурсы используются в момент оказания услуги.

Пример

У Марии свой маникюрный салон. Чтобы сделать маникюр одной клиентке, она использует следующие ресурсы:

• электричество;
• одноразовые инструменты;
• антисептик, крем для рук, масло для кутикулы;
• гель-лак.

Кроме этого, Мария закладывает в себестоимость услуги труд мастеров маникюра.

1. Определение плановой цены за единицу ресурсов по каждой статье затрат.

Пример

В маникюрном салоне затраты на одну процедуру могут быть следующими:

• электричество — 15 рублей;
• одноразовые инструменты — 250 рублей;
• антисептик, крем для рук, масло для кутикулы — 30 рублей;
• гель-лак — 25 рублей;
• работа мастера — 500 рублей.

1. Определение суммовой себестоимости одной услуги. Необходимо примерно рассчитать, сколько денег вы тратите на одну услугу.

Пример

Себестоимость одной процедуры в маникюрном салоне Марии — 820 рублей.

Минус нормативного метода в том, что при расчете учитываются только прямые расходы: материалы, энергия, труд работников, которые занимаются непосредственно оказанием услуги. Косвенные расходы чаще рассчитываются отдельно и выносятся в финансовый результат. Хотя при возможности и желании владельца бизнеса их тоже можно нормировать.

Позаказный метод

Этот метод расчета себестоимости подходит сферам, где компания оказывает небольшое количество услуг в месяц и для каждого клиента рассчитывается индивидуальная стоимость. Например, если адвокат ведет два-три небольших дела в месяц или оказывает несколько юридических консультаций, сложность и объем которых отличаются.

Точную себестоимость в таких случаях определяют уже после оказания услуги по отчетным документам — это позволяет учесть затраты, которые невозможно было предусмотреть заранее.

Автоматизированный метод

Необязательно определять себестоимость вручную. Учетные системы автоматически рассчитывают материальные, трудовые и накладные расходы и включают их в себестоимость.

Мария использует в работе автоматизированную учетную систему Большая Птица 2.0. Если ей нужно проверить себестоимость, предпринимательница открывает отчет «Общие продажи» и получает необходимую информацию.

В Большой Птице 2.0 в себестоимость каждой конкретной услуги включаются только материалы. Прочие прямые и косвенные расходы также учитываются, однако не включаются напрямую в себестоимость каждой конкретной услуги. Увидеть их можно в отдельном отчете «Расходы» в разрезе четырех наиболее популярных классификаторов расходов:

• по системе директ-костинг;

• по способу включения в себестоимость;

• по статьям затрат;

• по экономическим элементам.

В дальнейшем в систему планируется добавить возможность включения прямых расходов в себестоимость каждой конкретной услуги и распределение косвенных расходов между услугами в соответствии с заданными пользователем параметрами распределения.

Используя автоматизированную систему, вы не пропустите изменений — достаточно отслеживать показатели в отчете «Общие продажи». Вы в любой момент сможете посмотреть, как меняется себестоимость от периода к периода. Это позволит своевременно скорректировать цены, обеспечит стабильность и конкурентоспособность компании.

Как снизить себестоимость услуг

Снижение себестоимости услуг — основная цель, ради которой и рассчитывается этот показатель. Уменьшения себестоимости можно добиться, если:

1. Повысить производительность труда. Этого можно достичь двумя способами: наймом более квалифицированных и ответственных сотрудников или модернизацией оборудования. Например, если в вашей строительной компании рабочие режут плитку вручную, купите им специальное оборудование — это позволит делать ту же работу намного быстрее.
2. Снизить закупочную стоимость материалов. Если вы давно работаете с определенным поставщиком, есть вероятность, что он согласится сделать вам скидку. А если нет, изучите рынок — возможно, цены у других поставщиков ниже или они продают более дешевые аналоги.
3. Увеличить объемы «производства». Например, если вы — владелец школы дополнительного образования и ваши учителя проводят уроки в классах, куда помещаются 8–10 человек, попробуйте запустить онлайн-курсы. Так вы сможете одновременно проводить занятия для двадцати, пятидесяти или даже ста учеников.
4. Расширить ассортимент. Чем больше услуг вы оказываете, тем меньший процент косвенных расходов закладывается в их себестоимость.
5. Уменьшить косвенные расходы. Например, вы уверены, что вам нужен офис площадью 300 м², или вы могли бы уместиться на 100 м²? А для бухгалтерских расчетов вам обязательно нужен штатный бухгалтер или вы могли бы отдать эту работу на аутсорс? Подумайте, какие лишние расходы есть в вашем бизнесе.

Что запомнить

1.Себестоимость — один из основных показателей, которые необходимо учитывать при управлении бизнесом. Зная реальную стоимость услуги, предприниматель может вычислить точку безубыточности, установить справедливые цены, оптимизировать затраты.

2. Плановая себестоимость может значительно отличаться от фактической — такое может произойти, например, если поставщик изменил цены, у вас появились непредвиденные расходы, сильно изменился валютный курс.

3. Себестоимость в сфере услуг можно рассчитать двумя основными методами:

• Нормативный метод подойдет организациям, которые оказывают однотипные услуги по фиксированным ценам. Себестоимость определяется по заранее просчитанным нормативам расходов ресурсов.
• Если компания оказывает сложные услуги, объем и стоимость которых определяется индивидуально, используется позаказный метод. Себестоимость рассчитывается отдельно для каждого случая.

4. Для более удобного и быстрого расчета себестоимости можно использовать автоматизированные учетные системы, например, Большую Птицу 2.0.

5. Чтобы снизить себестоимость, можно повысить производительность труда, найти поставщика с более низкими ценами, расширить ассортимент, оказывать больше услуг, уменьшить косвенные расходы.