Зачем бизнесу управленческий учет и как его вести?

«В компании есть бухгалтер, он считает деньги, платит налоги, перечисляет зарплату сотрудникам. В общем, финансы под контролем. Стоит ли усложнять бизнес организацией управленческого учета?» – вполне логичный вопрос от собственника компании, которая или работает пока недолго, или только-только начала масштабироваться, предлагать другие услуги, расширять ассортимент товаров.

Владельцу бизнеса и его помощникам нужно принимать решения каждый день. Купить новое оборудование или сейчас не время для таких вложений? Набрать еще сотрудников или нет? Менять ли цену на услуги? Увеличить затраты на рекламу? Какое количество клиентов можно обслужить в рамках акции на 30% дешевле, чтобы при этом не сработать в минус? Повысить ли KPI сотрудникам из отдела продаж и премию в случае их достижения?

В зависимости от сферы деятельности вопросы могут быть разными. Но бухгалтерия не поможет управленцам в принятии таких решений. Ее отчеты – за прошлые периоды, а вопросы требуют ответов сегодня. Давать их вслепую или интуитивно – провальный вариант, если вы настроены на долгосрочную и эффективную работу.

Дело в том, что сравнивать бухгалтерский и управленческий учеты – то же самое как соотносить теплое и мягкое. Задача бухучета – отражение финансовых операций в соответствии с требованиями закона. Если бухгалтер делает свою работу хорошо, ваш бизнес не вызовет подозрений у ФНС, вы не нарветесь на штрафы и прочие неприятности. Но это крайне мало пересекается с вопросами планирования, стратегического развития, увеличением доли рынка или открытием нового направления. Таким целям как раз отвечает управленческий учет. По сути, это инструмент, благодаря которому вы не окажетесь в ситуации, когда:

• Прибыль есть и денег хватает, но совершенно непонятно, куда вы идете и что делать дальше. Через два месяца будет так же или хуже? Или лучше?
• Все шло вроде бы нормально, но вдруг вы понимаете, что сейчас в два раза меньше клиентов, чем год назад, штат раздут, компании крайне тяжело исполнять свои финансовые обязательства.
• Денег на расчетном счете компании много, вы их уверенно используете для закупки нового оборудования, а в ответ прилетает кассовый разрыв. Оказывается, вы потратили средства, которые надо было перевести поставщикам за уже отгруженное сырье.
• Бизнес развивается хаотично и вы теряете контроль – какие услуги наиболее маржинальны, какой процент в общей выручке приходится на них. Какие продажи дают прибыль, а какие убыточны? За счет чего снизить расходы? Как увеличить прибыль?

Выстроив систему управленческого учета, вы в любой момент времени будете знать ключевые для владельца бизнеса вещи – где деньги компании, на чем вы зарабатываете, какая прибыль, сколько должны вы и сколько должны вам и как бизнес может заработать больше. А это уже отличная база для принятия управленческих решений.

Как вести управленческий учет

Со стороны законодательства нет регламентированных требований. Нет и единого определения термина, но в основе всегда непрерывный сбор, фиксация и обработка информации о финансовой деятельности компании. Главное, «управленка» должна быть понятной и заточенной именно под вашу компанию на текущем этапе развития. Поэтому и не бывает правильной или неправильной управленческой отчетности.

Активы, прибыль, денежный поток – это экономические категории, по которым можно судить о «здоровье» бизнеса. Узнать о них больше помогут финансовые отчеты: отчет о движении денежных средств, отчет о финансовых результатах и управленческий баланс. Анализируя данные финансовых отчетов, вы сможете понять: сколько товара купить, обновлять ли оборудование или отремонтировать старое, можно вообще тратить деньги или лучше взять кредит в банке и т.д.

Чтобы лучше разбираться в основных показателях бизнеса и принимать грамотные решения по его управлению и развитию, читайте наш курс «Три главных отчета для руководителя». Из курса вы узнаете о главных характеристиках бизнеса — активах, прибыли и денежном потоке. Посмотрите на устройство трех основных отчетов, которые необходимы руководителю, и научитесь их составлять именно так, как нужно вам, а не бухгалтеру. Чтобы знать, где скрываются проблемы и вовремя найти способы их решения.

Как начать ведение управленческого учета?

1. Определите, какие данные вам точно нужны, чтобы иметь возможность быстро и верно оценить ситуацию. Можно вести учет по подразделениям, проектам, контрагентам, статьям расходов/доходов. Как мы уже сказали, универсальной схемы нет, а главный принцип – достаточность и простота.
2. Регламентируйте обновление информации. Например, все движения денег за вчера будут видны сегодня до 10 утра. Значит, в 10.30 можно забирать эти данные в «управленку» и анализировать.
3. Назначьте ответственного – человека, которому доверяете и который подчиняется напрямую вам, чтобы исключить манипуляции с цифрами в интересах других лиц. Как правило, за процесс управленческого учета отвечает финансовый директор или главный бухгалтер.
4. Выберите, в каком формате будет вестись «управленка». На старте вполне хватит экселевских таблиц. Но с ростом продаж, открытием новых офисов, появлением крупных заказов, расширением структуры компании их станет недостаточно. Тогда можно выбрать сервис для ведения управленческого учета, который упростит работу вашим коллегам и поможет избежать ошибок из-за возросшего объема данных, а вы получите четкий отлаженный механизм работы на всех уровнях.