Как снизить расходы бизнеса

Когда предприниматели задумываются об увеличении прибыли, первое, что приходит в голову — повысить цены и нарастить объем продаж. А между тем увеличить доходы можно за счет сокращения издержек. Рассказываем, за счет чего можно снизить расходы фирмы и как сделать это так, чтобы бизнес не пострадал.

Способы уменьшить расходы

Способов уменьшить расходы немало — ниже приводим самые эффективные:

Отказаться от лишних трат

Некоторые компании выделяют значительную часть бюджета на цели, которые не слишком влияют на бизнес. Например, ежегодно делают ремонт, закупают новые компьютеры для сотрудников, хотя предыдущие модели хорошо работают и их функциональности достаточно. Содержат столовую для персонала, хотя в нее почти никто не ходит. Или водят бизнес-партнеров в лучшие рестораны города.

Лишними могут быть и более мелкие траты. К примеру, необоснованно большие объемы канцелярии, чай и сладости для сотрудников, платные подписки на сервисы, у которых есть более дешевые аналоги с таким же функционалом. Если компании не хватает денег, от этих статей расходов точно можно отказаться.

Изменить маркетинговую стратегию

Реклама — двигатель торговли. Но только в том случае, если она попадает в цель. А иначе это пустая трата денег. Например, реклама в соцсетях вряд ли привлечет старшее поколение, другое дело — телевидение или радио.

Проанализируйте, какие каналы и рекламные активности привлекают клиентов, и сконцентрируйтесь на них. А от остальных откажитесь.

Не забывайте и про бесплатные способы продвижения: договаривайтесь о кросс-маркетинге, публикуйте экспертные статьи в интернет-изданиях, размещайте информацию о компании в Яндекс.Картах, Google Картах, справочниках 2GIS, ведите свой блог в соцсетях и на собственном сайте.

Удерживать клиентов

Привлечение новых клиентов обходится дороже, чем удержание уже существующих.

Побудить клиентов к повторным покупкам можно несколькими способами:

• Программы лояльности. Клиентам, которые присоединяться к такой программе, можно предлагать накопительные скидки, кэшбэк, подарки, эксклюзивные предложения и другие бонусы. Чтобы программа лояльности была успешной, условия участия должны быть простыми, а принцип накопления бонусов — понятным.
• Качественное обслуживание. Чем комфортнее клиенту будет взаимодействовать с вашей компанией, тем лучше. Сотрудники должны быть вежливыми, хорошо знать продукты компании. Если вы доставляете товары, старайтесь, чтобы клиент получил товар как можно скорее и в удобное для него время. Позаботьтесь также о послепродажном сервисе и удобстве возврата, если товар клиенту не подойдет.
• Индивидуальный подход. Клиентам нравится чувствовать себя особенными и ценными. Важно, чтобы продавцы и менеджеры по продажам умели разбираться в потребностях покупателей и предлагали им то, что их действительно заинтересует.

Экономить на закупках

Проанализируйте условия сотрудничества с текущими поставщиками и узнайте, что предлагают другие. Если цены у других компаний выгоднее, то вы можете начать заказывать у них товары, аналогичные вашим. При этом очень важно, чтобы качество аналогов было не хуже, чем у привычных товаров.

Другой вариант экономии на закупках — попросить скидку у текущих поставщиков. Если вы давно сотрудничаете, заказываете часто и много, никогда не задерживали оплату, они могут согласиться. Терять клиента для них так же невыгодно, как и для вас.

Если вы закупаете товары у дистрибьюторов, попробуйте выйти на производителей напрямую. Они не всегда готовы отправлять мелкие партии, но если вам нужно много товара, покупать товар у производителей — хороший шанс сэкономить.

Оптимизировать расходы на персонал

Переводить всех на минимальный оклад и отменять премии, конечно, не нужно. Это может привести к тому, что хорошие сотрудники просто от вас уйдут. Но сократить траты на персонал все-таки можно — вот несколько способов:

• Перевести часть сотрудников на удаленку. Практически все сотрудники, которые работают на компьютерах, могут делать это из дома. А вы сможете сэкономить на аренде и коммуналке. А еще сотрудницы, у которых есть маленькие дети, будут реже брать больничный, если ребенок заболеет.
• Разработать KPI. Одна часть зарплаты будет фиксированной, а другая — зависеть от показателей прибыли, продаж, количества звонков, объема производства, выполненных задач и т.п. Благодаря KPI, эффективные сотрудники смогут сохранить уровень зарплаты или даже увеличить его, а у других появится стимул работать лучше. Важно, чтобы показатели были достижимыми, иначе персонал перестанет стараться.
• Экономить на командировках. Если вы обычно снимаете сотрудникам номера в шикарных отелях, оплачиваете им такси и трехразовое питание в ресторанах, да еще и выделяете щедрые командировочные, то можете сэкономить приличную сумму. Отель может быть средним, питание — в столовой, а до нужных точек сотрудники могут добраться и на общественном транспорте. А в некоторых случаях можно обойтись и без командировки. К примеру, провести переговоры и договориться об условиях сделки онлайн.
• Нанимать льготных сотрудников. Согласно постановлению правительства, за трудоустройство отдельных категорий граждан можно получить субсидию в размер трех или шести МРОТ. Среди льготных сотрудников молодые специалисты до 30 лет, бывшие участники СВО и члены их семей, инвалиды, сотрудники, которые находятся под угрозой увольнения из-за ликвидации предприятия. Чтобы воспользоваться льготой, нужно опубликовать вакансии на портале «Работа России» и подать заявление в Социальный фонд.
• Работать с самозанятыми. Если вам нужен исполнитель для разовой задачи или кратковременного проекта, необязательно брать сотрудника в штат. Можно заключить гражданско-правовой договор с самозанятым и экономить на налогах, отпускных и отчислениях в Социальный фонд. А еще такой сотрудник сам оборудует себе рабочее место и использует свои инструменты.
• Отдать часть задач на аутсорс. Сегодня организации предлагают широкий спектр услуг: ведут бухгалтерию, занимаются маркетингом, юридическим сопровождением, делают уборку, проводят обучение для сотрудников и т.д. Часто их услуги обходятся дешевле, чем штатные сотрудники. При этом качество работы может быть даже выше, так как аутсорсинговые компании специализируются на конкретных задачах и нарабатывают большой опыт.

Автоматизировать бизнес

Современные программы во многом упрощают ведение бизнеса. CRM-системы помогают вести клиентскую базу и создавать программы лояльности, товароучетные программы — контролировать движение материальных запасов и денег, таск-трекеры — координировать работу сотрудников, чат-боты — решать типичные проблемы клиентов, нейросети — создавать контент.

При этом автоматизированные сервисы позволяют экономить десятки тысяч рублей в месяц. Например, небольшие компании часто ведут учет товаров в записных книжках или журналах, а показатели продаж и прибыли подсчитывают вручную или в таблицах Excel. На это уходит много времени и, как правило, требуется отдельный сотрудник.

Такого сотрудника может заменить товароучетная система. К примеру, с помощью Большой Птицы 2.0 можно контролировать поставки, взаиморасчеты с контрагентами, вести учет продаж и отслеживать движение денег, вести документооборот. Выручка, прибыль, доходы и расходы, себестоимость и рентабельность рассчитываются автоматически и отображаются в аналитических отчетах. А стоит она всего 700 рублей в месяц за пользователя.

Грамотно управлять запасами

Если делать закупки «на глаз», можно столкнуться с проблемами: одних товаров может не хватать, потому что клиенты покупают их много и часто, а других — будет в избытке. И в том, и в другом случае компания теряет прибыль. Если товаров мало, то продавать просто нечего. Если много — увеличиваются затраты на хранение, а деньги «замораживаются».

Чтобы понять, сколько товаров нужно заказывать и как часто это делать, необходимо следить за следующим:

• Спрос. Он зависит от многих факторов и может меняться в зависимости от сезонности и трендов. Оценить спрос помогают ABC и XYZ-анализы. Если вы ведете учет в автоматизированной системе, то можете посмотреть показатели продаж в отчете.

• Оборачиваемость — скорость, с которой запасы превращаются в деньги. Например, компания заказала 1 000 товаров и распродала и в течение недели. Период оборачиваемости — 7 дней.
• Срок годности. Некоторые товары быстро теряют свои потребительские свойства, и хранить их долго нельзя. И речь не только о продуктах питания, но также о товарах, которые могут выцвести, отсыреть, рассыпаться, расслоиться и т.д.

Оптимизировать ассортимент

В любом бизнесе есть товары или услуги, которые продаются хорошо, и те, что продаются плохо, что бы вы ни делали. От второй категории товаров лучше полностью отказаться, распродав остатки, и сконцентрироваться на том, что пользуется спросом и приносит прибыль.

Экономить на аренде

Иногда компании снимают помещение большего размера, чем им на самом деле нужно. Можно объединить несколько небольших отделов в одном кабинете, перевести часть сотрудников на удаленку, отказаться от переговорной и конференц-зала, если они у вас есть. Это позволит арендовать площадь поменьше и сэкономить. А если арендодатель не хочет уменьшать вашу площадь, попробуйте сдать часть территории в субаренду, если это не запрещает договор. Так вы сможете поделить расходы на аренду с другим предпринимателем, а еще увеличить поток клиентов, что тоже положительно влияет на прибыль.

Другой вариант экономии — переехать в другое помещение. Как правило, офисы на окраине города или за его пределами стоят дешевле. Иногда в несколько раз. Поэтому, даже если вам придется организовать транспорт для сотрудников, вы все равно выиграете.

Бережно расходовать электричество и воду

Если вода льется рекой, свет включен даже в солнечную погоду, а компьютеры всегда подключены к питанию, то цифры в счетах за коммунальные услуги точно вас не порадуют.

Чтобы снизить расходы, можно сделать следующее:

• Установить датчики движения в помещениях, которыми пользуются редко. И не нужно будет беспокоиться, что кто-то на полдня оставил включенным свет в морозильной камере или подсобке.
• Заменить лампочки накаливания на светодиодные. Они стоят дороже, но потребляют в 8–10 раз меньше энергии и горят несколько лет.
• Установить сенсорные насадки на кран. Вода не будет литься впустую, пока сотрудники намыливают руки или разговаривают с коллегой. Сенсорные насадки устанавливаются прямо на кран и прекращают подачу воды, когда вы убираете руки из зоны их действия.
• Объяснить сотрудникам, что нужно бережнее расходовать электричество и воду.

Установить видеонаблюдение

Согласно исследованию ACFE, компании во всем мире ежегодно теряют больше 4,7 триллионов долларов из-за мошенничества и краж со стороны сотрудников.

Сотрудники забирают домой бумагу и ручки, выносят продукты под одеждой, воруют деньги из кассы, обвешивают покупателей, портят изделия ради уценки, мошенничают с возвратами и подотчетными деньгами. А иногда продают товары и материалы для производства на сторону.

Искоренить кражи полностью практически невозможно. Но есть способ, который значительно минимизирует риски, — система видеонаблюдения. Когда люди знают, что за ними наблюдают и они могут попасться, то становятся менее склонны к кражам и обману.

Реструктуризировать кредиты

Если вы когда-то брали кредит на бизнес или даже несколько и ежемесячные платежи забираю значительную часть бюджета, то можете их уменьшить за счет реструктуризации.

Реструктуризация — это изменение условий по договору. Банк может уменьшить ежемесячный платеж за счет увеличения срока, дать отсрочку до полугода, изменить расписание выплат с учетом сезонности бизнеса. Как правило, при реструктуризации увеличивается переплата в виде процентов, но зато вы не допустите просрочку по кредиту.

Если у заемщика положительная кредитная история, то банк, скорее всего, согласится пойти навстречу. Банку выгоднее облегчить условия для заемщика, чем допустить просрочку или банкротство.

Модернизировать производство

Некоторые компании десятилетиями работают на одном и том же оборудовании и по одним и тем же технологиями. Но прогресс не стоит на месте. Например, десять лет назад, чтобы произвести 1 000 единиц продукции за смену, нужно было четыре станка и двенадцать сотрудников. А сегодня такой же объем могут произвести два сотрудника на одном станке.

Конечно, новое оборудование стоит недешево. Зато вы можете производить больше и наращивать прибыль. А еще существенно экономить на рабочей силе.

Как определить, какие расходы можно сократить

Каждый бизнес индивидуален. И если для одной компании снижение затрат на закупки выигрышно, то для другой это может обернуться катастрофой. Поэтому прежде чем сокращать расходы, необходимо определить, какие из них действительно лишние.

Шаг 1. Структурировать расходы

Для начала важно понять, какие именно расходы есть у вашей компании и каков их объем. Статьи расходов можно собрать из бухгалтерских отчетов и счетов на оплату или заглянуть в учетную систему. Например, в Большой Птице 2.0 есть отдельный отчет «Расходы», который можно настроить на любой период.

Шаг 2. Проанализировать расходы

Сгруппируйте расходы в крупные статьи: например, содержание помещений (аренда, коммунальные услуги, клининг), канцелярия (закупка ручек, бумаги, обслуживание оргтехники), закупка товаров и материалов, сотрудники (зарплаты, отчисления в бюджет, ДМС и другие «плюшки»), маркетинг (реклама и продвижение), прочие расходы. Определите, на что вы тратите больше всего.

В Большой Птице 2.0 все затраты можно классифицировать по статьям, экономическим элементам, системе директ-костинг, способу включения в себестоимость.

Шаг 3. Сократить расходы

После того, как вы проанализировали расходы, пришло время их сократить. Решите, от каких трат в каждой группе можно отказаться, хотя бы частично, а от каких — не получится.

На чем точно не стоит экономить в бизнесе

Есть статьи затрат, сокращение которых может негативно повлиять на любой бизнес — среди них:

• Качество продукта. Например, раньше вы использовали хорошие ткани и фурнитуру, а теперь у ваших блузок отрываются пуговицы и расползаются швы. Клиенты будут разочарованы и, скорее всего, больше к вам не вернутся. А еще они могут написать о вас плохой отзыв в интернете, и клиентов станет еще меньше. Качество — самое главное в бизнесе, поэтому его нужно сохранять обязательно.
• Сервис. Долгая доставка, грубые сотрудники, техподдержка, которая не помогает решить вопрос, неудобный сайт, сложные условия возврата и сервисного обслуживания — все это негативно влияет на отношение клиентов к вашей компании.
• Квалифицированные сотрудники. Сотрудник с опытом и хорошим образованием, как правило, стоит дороже, чем начинающий специалист. Зато он выполняет задачи гораздо быстрее и не допускает ошибок, из-за которых компания может потерять деньги. Например, если бухгалтер неправильно составит отчет для налоговой, то компания получит штраф. А если продавец нахамит клиенту, пострадает репутация.

Это не значит, что нельзя брать на работу тех, кто только окончил учебное заведение или решил сменить профессию и пока не имеет опыта. Но помните, что таких сотрудников нужно сначала обучить, не у любой компании есть на это ресурсы.

• Маркетинг. Отказаться от неэффективных каналов, конечно, нужно. Но совсем не вкладываться в продвижение не стоит. Именно реклама привлекает клиентов.

Что запомнить

Сокращение расходов может существенно улучшить положение компании: увеличить прибыль и даже упростить бизнес-процессы за счет современных автоматизированных инструментов.

Прежде чем урезать бюджет необходимо понять, на что именно вы тратите слишком много и можно ли уменьшать эти затраты. Иначе сокращение издержек может негативно сказаться на бизнесе. Анализировать издержки проще, если вы ведете учет в автоматизированной программе, например, в Большой Птице 2.0.