Как контролировать материальные запасы на производстве

Если закупить много материалов, то можно быть уверенным, что их точно хватит даже в непредвиденной ситуации, а еще «заморозить» цены и сэкономить на доставке от поставщика. Но есть и обратная сторона: для большого количества запасов нужен большой склад, а деньги, вложенные в них, нельзя использовать на другие цели. Разберемся, как организовать управление материальными запасами так, чтобы они всегда были в достатке, но при этом зря не пылились на складе.

Какие бывают материальные запасы в производстве

Материально-производственные запасы (МПЗ) включают в себя:

• сырье, материалы, комплектующие;
• незавершенное производство;
• готовую продукцию.

Выделяют несколько видов запасов в производстве:

1. Текущие. Они обеспечивают непрерывное производство в необходимом объеме. Например, если вы поставляете готовую продукцию пяти оптовым покупателям, то товаров должно хватить каждому из них. Как правило, текущие запасы составляют большую часть всех запасов производственного предприятия.
2. Страховые (резервные). Нужны на всякий случай: например, если поставщик задержит поставку, у вас появится новый покупатель и объем производства нужно будет увеличить. Размер страховых запасов зависит от того, как быстро вы сможете получить новые поставки. Например, если поставщик сырья работает на соседней улице и может в случае чего привезти дополнительную партию материалов за несколько часов — то достаточно иметь небольшой страховой запас. Другое дело, если вы заказываете материалы с другого конца страны или из-за рубежа. В этом случае полезно иметь резерв, которого хватит на несколько недель или даже месяцев.
3. Подготовительные. Есть не в любом производстве. Это запасы, которые требуют предварительной обработки, прежде чем их отправят в производство. Например, свежую древесину нужно высушить, окрашенные деталям — дать время высохнуть
4. Сезонные. Такие запасы есть у предприятий, объем производства которых увеличивается или уменьшается в зависимости от времени года.

Зачем нужна система управления запасами производства

Формировать запасы наобум нельзя — нужно учитывать несколько нюансов:

1. Материально-производственные запасы — это «замороженные деньги. Чем меньше у вас запасов, тем больше свободных средств, а значит, возможностей для развития.
2. Хранение большого количества запасов требует дополнительных трат. Некоторым товарам достаточно дополнительного склада. А другим нужны особые условия хранения. Например, чтобы хранить молочные или мясные изделия, нужно холодильное оборудование, а оно обходится недешево. Кроме этого, большое количество товаров можно просто не успеть продать — они испортятся, потеряют товарный вид и в итоге их придется списать в убыток.
3. Если МПЗ недостаточно, бизнес может потерять деньги. Например, не сможет взять выгодный заказ из-за нехватки ресурсов или быстро подстроиться по увеличившийся спрос.
4. Поставщики часто предлагают скидки за крупные заказы. Нельзя сразу поддаваться на акции — нужно подсчитать реальную выгоду. Возможно, чтобы получить скидку в 3–5%, вам придется заказывать в 3–4 раза больше сырья, чем обычно. А такое количество МПЗ вам просто негде хранить. В итоге вся скидка уйдет на аренду нового склада.

Главная задача управления запасами — обеспечить оптимальное количество МПЗ, которого будет хватать для бесперебойного производства и удовлетворения спроса, но которое при этом не будет излишним.

Как организовать контроль запасов на производстве

Управление МПЗ на производстве предполагает решение четырех вопросов:

• сколько единиц продукции нужно произвести;
• когда должна быть готова конкретная партия;
• как учитывать запасы и готовую продукцию;
• как оптимизировать затраты на содержание запасов.

Планирование производства и запасов

Для начала необходимо определить:

• сколько материалов нужно для производства каждой единицы продукции;
• каковы потребности покупателей — сколько товаров они хотят у вас купить;
• сколько товаров производить, чтобы удовлетворить спрос;
• какие запасы готовой продукции необходимо сформировать, чтобы обеспечить своевременную отгрузку покупателю;
• сколько сырья нужно закупить, чтобы произвести необходимое количество продукции.

Например, компания Николая производит йогурты. Предприниматель заказывает молоко у местного производителя, а закваску и фруктовые наполнители — у крупных поставщиков. У Николая есть три оптовых покупателя: магазин с эко-продуктами, сеть мини-маркетов формата «у дома» и предприниматель, торгующий молочной продукцией на рынке.

Магазин с эко-продуктами заказывает по 500 йогуртов в понедельник и четверг, мини-маркет — по 2 900 йогуртов в среду, а предприниматель на рынке — 300 йогуртов в пятницу. Получается, что Николай должен производить не менее 4 200 йогуртов еженедельно. Но на случай, если покупатели захотят заказать дополнительную партию, кто-то из поставщиков задержит поставку или часть продукции придется списать по браку, компания производит дополнительно еще 500 йогуртов в неделю — всего получается 4 700.

Производство работает пять дней в неделю — с понедельника по пятницу. Чтобы выполнять план, компания производит 1000 йогуртов с понедельника по четверг, а в пятницу, когда у рабочих сокращенная смена, — 700 йогуртов.

Чтобы понять, сколько ингредиентов нужно заказывать для производства, Николай предварительно рассчитал нормативы для каждого йогурта:

• молоко — 100 мл;
• закваска — 0,2 г;
• фруктовый наполнитель — 10 мл.

Чтобы производство могло беспрерывно функционировать, Николаю нужно держать на складе не менее 470 л молока, 0,94 кг закваски и 47 л фруктового наполнителя каждую неделю.

Местный производитель поставляет молоко один раз в две недели. А закваску и фруктовые наполнители Николай получает раз в четыре недели. Получается, что предприниматель будет каждый раз заказывать не менее 940 л молока, 3,76 кг закваски и 188 л фруктового наполнителя.

Учет МПЗ в производстве

Для управления запасами производства обычно используют товароучетные программы. Например, Николай ведет учет в Большой Птице 2.0 — онлайн-системе для складского, оперативного и управленческого учета.

Заполняя каталог товаров, предприниматель сразу добавил калькуляции для дальнейшего производства йогуртов.

Во время регистрации производства в системе калькуляция добавляется автоматически. Это позволяет сэкономить время на заполнении полей и избежать ошибок в расчетах.

С помощью Большой Птицы 2.0 также можно контролировать остатки сырья и готовой продукции — они отражаются в отчете «Остатки материальных запасов». В нем можно посмотреть не только количество МПЗ, но и их себестоимость. Отчет может предоставить данные об остатках на любую дату.

Кроме этого, в Большой Птице 2.0 можно отслеживать спрос — это позволяет планировать объем продаж, производства и необходимого количества сырья. В отчете «Общие продажи» можно увидеть, сколько товаров было продано за определенные период, сколько выручки и прибыли вы получили, какова себестоимость и рентабельность продукции.

Как понять, что система управления запасами построена неправильно

Неправильное управление складскими запасами можно определить по нескольким признакам:

1. Простои в производстве. В идеале производственный процесс должен быть непрерывным — так вы сможете максимально использовать мощности оборудования и получать максимум прибыли.
2. Медленная оборачиваемость склада. Оборачиваемость склада — это срок, за который товар на складе превращается в деньги. Если оборот занимает несколько недель, а то и месяцев, то товаров у вас слишком много.
3. Большое количество неликвидных остатков — материалов, которые вы не можете пустить в производство, и товаров, которые вы не можете продать.
4. Высокие расходы на хранение. Если вы заметили, что тратите значительную часть бюджета на хранение, значит, вы покупаете слишком много материалов и не успеваете их расходовать.
5. Большое количество списаний. Это может происходить из-за того, что вы производите слишком много скоропортящихся товаров и не успеваете их продать до окончания срока годности.

Что запомнить

Материальные запасы на производства бывают четырех видов: текущие, подготовительные, сезонные и страховые. Важно, чтобы количество запасов было оптимальным: достаточным для непрерывного производства и удовлетворения спроса на рынке, но не избыточным — иначе хранение может «украсть» все деньги и компания не сможет развиваться.

Если система управления запасами построена неправильно, то бизнес может столкнуться с простоями в производстве, медленной оборачиваемостью склада, большим количеством неликвидных остатков и списаний, высокими затратами на хранение.

Рассчитать оптимальное количество запасов и контролировать производство можно с помощью товароучетной программы, например, Большой Птицы 2.0. Система позволяет учитывать передачу запасов в производство, выпуск готовой продукции, создавать нормы расходы для изготавливаемых товаров и рассчитывать себестоимость.