Что делать, если при инвентаризации выявлена недостача

По закону инвентаризацию необходимо проводить раз в год перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности, но предприниматели могут делать сверку и для себя — так часто, как считают нужным. Иногда в ходе инвентаризации можно обнаружить, что материалов или товаров не хватает. В статье расскажем, почему такое могло произойти и как действовать, если при проведении инвентаризации выявлена недостача.

Причины недостачи

При инвентаризации выявляется только сам факт недостачи, причины еще придется выяснить — вот самые популярные:

1. Невнимательность. Большую роль играет человеческий фактор: возможно, при проведении описи сотрудники устали, упустили пару упаковок, неправильно определили, что находится в закрытой коробке или забыли занести сведения в документ — в итоге обнаружили, что товара не хватает, хотя на самом деле все в порядке.
2. Бардак на складе. Иногда можно недосчитаться товара только потому, что из-за хаотичного хранения его просто не нашли.
3. Воровство. Украсть продукцию могут как покупатели, так и продавцы. И схем воровства довольно много, например, сотрудник может взять часть продукции себе, продать товар «мимо кассы», оформить фиктивный возврат (для этого у продавца обычно есть подельник среди покупателей).
4. Форс-мажоры. Стихийные бедствия, поломки, нападение грабителей — товары могут пропасть из-за факторов, которые вы не можете контролировать.
5. Особенности продукции. Некоторые виды пищевых продуктов могут «усохнуть» во время хранения, мелкие детали — рассыпаться, а хрупкие предметы — прийти в нетоварный вид во время транспортировки. Всё это считается нормой и должно учитываться при расчете допустимого коэффициента потерь.
6. Пересортица. Иногда во время приемки или предыдущих инвентаризаций один товар могут принять за другой, перепутать модели, цвета и даже сопроводительные документы — в итоге данные на бумаге могут сильно отличаться от реального положения дел.
7. Неправильный складской учет или его отсутствие. Если при приемке товара вы не смотрите, что вам привезли, а просто перекладываете товар из грузовой машины на склад и не глядя подписываете документы, недостачи не избежать. Поставщик может по ошибке или намеренно не доукомплектовать заказ, а при таком безответственном подходе вы этого даже не заметите. Чаще всего этим грешат небольшие торговые точки, где мало сотрудников и нет времени и ресурсов на нормальный учет.

Как действовать, если при инвентаризации обнаружена недостача

При выявлении недостачи при инвентаризации необходимо составить сличительную ведомость — в ней указать сведения о нехватке товара или материала, балансовую и рыночную стоимость. Недостачу также нужно отразить в бухгалтерских счетах и налоговом учете.

Затем следует проверить, не соответствует ли недостача норме естественной убыли. Для разных категорий товаров — разные нормы, которые также зависят от условий хранения и сезона. Например, при длительном хранении в помещении с искусственным охлаждением вес винограда может уменьшиться на 0,8% в сентябре и на 0,4% в январе.

Если недостача не превышает норму естественной убыли, то товар или материал нужно списать в расходы. В случае, когда нехватка превышает норму, у руководителя есть два варианта действий: списать недостачу в расходы или взыскать ущерб с материально-ответственного лица.

Списать недостачу в расходы

Недостача списывается при истекшем сроке годности, поломке и форс-мажорах. Если при инвентаризации был обнаружен просроченный или испорченный товар, необходимо составить форму № ТОРГ-15 и указать наименования, количество и сумму недостающих позиций.

Взыскать с материально-ответственного лица

Материально-ответственное лицо — это сотрудник, который лично отвечает за сохранность имущества компании. Например, кассир несет ответственность за деньги в кассе, кладовщик — за материалы на складе, а экспедитор — за груз, который перевозит. С таким сотрудником необходимо подписать договор о полной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности можно подписать не со всеми сотрудниками, а только с теми, кто занимает должность из установленного перечня.

В случае недостачи с материально-ответственного лица можно списать всю сумму ущерба. Но для этого нужно доказать его вину. Иногда для этого достаточно документов — например, накладной на внутреннее перемещение или передачу товаров (форма № ТОРГ-13). Если после перемещения товаров цифры в документе не соответствуют действительности — это вина ответственного сотрудника.

Но иногда одних документов недостаточно — тогда необходимо провести служебное расследование, выявить причины недостачи и доказать вину сотрудника. Если окажется, что недостача образовалась в результате обстоятельств непреодолимой силы (например, погодного катаклизма) или ошибки работодателя, то винить работника нельзя.

Если же сотрудник оказался виноват и вы смогли это доказать, необходимо издать приказ о привлечении к материальной ответственности и заключить с сотрудником соглашение о сроках и порядке выплаты компенсации. Если сотрудник отказывается возмещать ущерб, работодатель имеет право обратиться в суд.

Как избежать недостач

Полностью искоренить проблему сложно, а в некоторых случаях и вовсе невозможно. Но можно снизить риски — для этого:

1. Нанимайте ответственный персонал. На собеседовании не всегда удается определить честность сотрудника. Но если продавец или кладовщик часто меняет место работы, это повод задуматься о его добросовестности.
2. Проводите инвентаризацию самостоятельно. Или хотя бы контролируйте этот процесс. Нечистые на руку сотрудники могут скрыть факт недостачи, приписав лишние позиции в документации.
3. Установите камеры видеонаблюдения. Так будет проще найти виновных, если вы подозреваете кражу или намеренную порчу товара.
4. Используйте автоматизированные системы учета. Это грамотное решение для инвентаризации, приемки и списания товаров, так как такие программы помогают отслеживать движение материально-товарных запасов в любое время, оформлять акты списания и оприходования, а самое главное — практически полностью исключают человеческий фактор. От сотрудников требуется только правильная и своевременная регистрация операций. В системе учета Большая Птица 2.0 можно проводить любые складские операции от приемки до списания, учитывать актуальные остатки по партиям, сериям, серийным номерам и модификациям — это облегчает проведение инвентаризации и помогает оперативно заметить недостачу. А еще вы всегда сможете увидеть, кто работал в смену, когда была совершена подозрительная операция, и найти виновного. Все возможности складского учета вы можете оценить в бесплатной демо-версии Большой Птицы 2.0.

Расчеты в Большой Птице 2.0 ведутся по методу FIFO («first in, first out» — «первым прибыл, первым убыл») — это помогает минимизировать списание товаров из-за истекшего срока годности, так как сначала списываются товары, которые первыми поступили на склад.

Что запомнить

1. Недостача — это ситуация, когда товаров, сырья или материалов фактически осталось меньше, чем должно быть по документам. Она может произойти в результате невнимательности сотрудников, воровства, неправильного складского учета или форс-мажорных обстоятельств.
2. Недостачу можно взыскать с материально-ответственного лица или списать в расходы.
3. Облегчить проведение инвентаризации и избежать недостач помогают автоматизированные учетные системы, например, Большая Птица 2.0. В таких программах можно регистрировать все складские операции, сортировать товар удобным способом и следить за движением материальных запасов.